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■避免使用大写字母，它们让人感觉你在怒吼；避免使用下划线，它们使文本更难阅读；避免使用过多斜体及感叹号，它们使邮件看着太过激动。
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最后，我们可以注意邮件中经常缺少的部分：语境。如果读者不能搞明白邮件的内容，他们会很迷茫。他们不能问你（除非再发送一封邮件），因此我们需要帮助读者，包括给他们提供一些框架信息：过往历史、近来的活动及你们上一次的谈话内容。情境设定对你来说似乎有些浪费时间，但可以帮助读者更快了解你之前所说的内容。
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与读者建立信任
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我们向某人发邮件请他做某事时通常会产生误解。普通的请求会被误解为无礼的命令，改变某事的说明可能被解读成批评。如何在不冒犯别人的情况下使用电子邮件说服他人呢？
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把你与读者的关系，想象成是一个银行账户。如果你想取钱，需要先存入一些资金。如何能在读者与你之间增加信用额度？你能提供给他们什么？仅仅告诉别人让他去做某件事很容易被解读为逼迫对方。如果你能找到一种方法引导他们按你的想法行动，对方的反应会更积极。感谢、表扬、鼓励及帮助都可被视为你工作关系中的银行存款。
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试着在写作时进行思考。模仿是一个好方法：使用读者的语言表示你在仿照他们的思考。但并肩合作会更好：找到共同目标，一起努力然后寻求帮助。
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作者杰伊·海因里希（Jay Heinrichs）建议人们写邮件时要注意所使用的时态。我们使用三种时态：过去时、现在时和将来时。每种时态都携带隐含信息，尤其是在我们要求读者做某事的时候。
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■潜意识里我们把过去时与责备或自我辩解联系在一起。这件事发生了吗？它应该发生吗？谁要为之负责？谁应该为此受到惩罚？
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■现在时主要涉及价值观。它向读者暗示了你是什么样的人，你信奉什么样的价值观。
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■将来时与选择有关。它暗含了决策的制定。将来时越过了对过去的责备和价值观的判定，寻求做出正确的决策。
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若有可能，避免使用过去时。它暗含谴责，把我们困在过去。你需要的是将来的行动，所以侧重现在时和将来时，前者与对方形成纽带，后者创建解决方案。
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提升你的沟通技能（第四版） 由说到写
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电子邮件只是当下流行趋势的一个例子。写作与说话之间的区别已愈加模糊。正式文体让人愈发觉得冷漠与疏远，我们越来越要求书面语“听上去”像演讲。比如说，现在对于使用简明语言的号召，以及报纸上对于“官场八股文”的日常讽刺。
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但是阅读不像交谈中的倾听。它需要人们花费更多精力（当然，倾听也不要求特定的受教育程度）。值得注意的是，大多数读者——至少在工作中——大概并不想阅读我们写下的内容。他们阅读只是因为必须要这么做而已。
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因此，作为作者，我们的任务就是尽可能使阅读变得容易起来。
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读者合约
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读者与你达成了一份合约。他们愿意在一段时间内将一定的注意力放在你的文章上。通过移动设备浏览邮件的读者并没有太专注于阅读；其注意力集中的时间非常短，因此你的邮件需要与许多其他信息及分神的事情进行“搏斗”。相反，阅读一份长篇报告的读者，会在注意力相对集中时开始阅读；他们愿意集中更多的注意力，希望获得更多回报。于是，读者合约就介于专注与不专注这一范围内。
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你需要就此合约做出回应。若读者不专注，你的邮件就必须尽快表达信息，你只要提供与读者和你的目标直接相关的信息。相反，在报告中，你可以花更多的时间提供更客观、更详细的信息。
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文体范围
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文体范围与读者合约一致。对于不专注的读者，你的文体要直观、简单、直接——尽可能与口语更贴近。对于专注的读者，你的文体可以更慎重、更客观、更正式。实际上也更像写作。
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不同类型的文章往往介于文体范围的不同位置。电子邮件处于非正式的一端，非正式文体还包括宣传单、宣传册、资料单、杂志文章、博客文章及网页。报告及会议记录、提案、研究论文和学术文章属于正式文体。
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无论文体多么正式，我们的目标一定是具备可读性。太过随意的文章会让读者陷入混乱，语句往往会毫无条理或不完整。作者可能会用一些读者无法理解或无法接受的成语或俚语。非常正式的文章可能会包含一些冗长的陌生词汇及复杂句式，其表达缺乏人情味或热情，像尘土一样干巴巴。
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我们可以选择文章的正式程度，其中任何一端不会比另一端更高级。技巧就在于根据读者及所写文章类型进行挑选。
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