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挑选一封你刚完成的邮件进行改写，将文体风格调整到文体范围的某一端，表达内容要与原文一样，不要随意改变本意。改写的文章有什么引起你注意的地方吗？你觉得读者对新版本的文章会有什么反应？
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构建佳句
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语句表达观点。如果句子写得好，它们可以更有力地表达你的观点。长句及复杂句式更为正式；短句、简单句式更随意。但这不是一定的，特别随意的文章也可能包括很长且不连贯的句子。无论文体风格如何，文章观点一定要表达清楚。
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遵循“15-25”规律：信息句、主题句和其他表达主要思想的句子不应超过15个单词，所有其他句子不应超过25个词。
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通过以下方式强化句子：
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■切分长句为独立的短句；
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■简化复杂句；
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■寻找合适的主语及动词。
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尽可能将主语放在句子开头，动词紧随其后。选择合适的主语，使其像故事中的角色一样。使用动词说明角色在故事中的行动。比如，这句话中没有任何角色出现：“这个决定将于周五做出。”这样会显得非常正式且冷漠。“董事会将于周五做出决定”这句话引入了一个角色及一种故事感。当然，如果去掉抽象名词，该句的文体风格会更随意：“董事会要在周五作决定。”
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谋划表达有力的段落
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段落能够体现文章的正式程度。报告、简报及提案通常能从好的段落结构中获益，相反，电子邮件中很少使用段落。最不正式的文体——广告、宣传材料及演讲——往往使用单句，没有段落。
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段落可以显示你思考的脉络，它们表明了每段的主旨和段落之间的关系。每当你提出一个新的观点，就要另起一段。
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每段段首使用主题句概括本段主旨。主题句有助于确定每段内容，你可以把主题句看作是一整段的信息提示，它应满足如下几点：
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■语法完整；
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■观点单一；
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■不超过15个单词；
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■表达新内容。
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何处能找到好的主题句呢？你可以先完成段落，然后找到可以总结本段的句子。你可以先想好段落要表达的内容，写下主题句，然后完成段落支撑主题。通常，段尾的句子也可以成为主题句。把结尾的这一句放到段首，看看它是否适合成为主题句。
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为减少潜在的停机时间和操作风险，建议正式评审购买备用服务器的案例。此服务器还可用于系统测试。现在就要解决这个问题，因为如果在三月份之前作决定，可以避免额外的租赁成本或租用机器的损失。
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注意主题句的使用，如何使内容更简短并提高其可读性：
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我们要审核购买备用服务器的商业案例。这个服务器有以下作用：
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■减少潜在停机时间；
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■减少操作风险；
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■还可用作系统测试。
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