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把你觉得需要提出的想法或重点全部写下来，尤其是如果你的信息篇幅很长的话，例如书面报告或口头报告。你可以写在白纸上、卡片上，也可以打在计算机上。在这个阶段，你要注意只选择重要的相关信息，不相关的信息全舍弃，不管你多想保留这些信息，先自问：
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这跟我的信息真的有关系吗？
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我的听众真的需要这些信息，才能理解我的信息吗？
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这真的有助于我达到目的吗？
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步骤三：把信息分类
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自我检查
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我们最常用哪种顺序来呈现信息？
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现在看看你列出来的信息，把相关的信息归为一类。把各项信息按照类别重写一次，不妨再加上一个标题，每个类别稍后可能就各自成为一段或一节，而标题就可以继续当作标题使用，或是协助你撰写该段的“主题句”，因为它涵盖了该段的主旨。记住，一个段落应该只有一个主要的想法。段落中的其他内容是用来支持这个想法的例子、细节、说明等。（见图13-1：段落的结构）
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步骤四：决定顺序
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下一步就是把笔记上的各个类别按照某种逻辑顺序排列出来，方便读者理解。内容排列顺序的方式如下：
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按照时间顺序 按照事件出现的时间顺序叙述，是最常用的排序方法。在某些状况下，“顺叙法”是最合适的做法，但不要盲目采用。由于在商务场合上需处理的事务都有一个时间顺序，因此我们很容易就想到采用顺叙法，没考虑到顺叙法可能并不是最合适的做法。所以，务必先看看各类信息之间是否存在其他的逻辑关系。
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按照空间顺序 便于描述机械、建筑、家具、地理位置等。按照空间呈现各项信息，例如从北到南、从上到下、从左到右、从高到低、从内到外、从近到远等。
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按照重要性 “重要性递减法”（或称演绎法），先说明最重要的信息，引起读者的注意；或是“重要性递增法”（或称归纳法），先说明最不重要的信息。商务书信中通常不建议采用“重要性递增法”，除非是以说服对方为目的的书信，这时这种做法会很有效果。
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复杂性递增法 先提出简单的信息，渐进到复杂的信息。
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熟悉度递减法 从“已知”的信息渐进到“未知”的信息。
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按照因果关系 “因为……，所以……。”也就是先说明原因，再说明结果。
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按照主题 有时候各类信息之间似乎没有明显的逻辑关联，这时唯一的做法就是按照主题逐项说明。
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步骤五：制作大纲
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完成前面四个步骤后，你其实就已经有一个现成的大纲了。但是如果你的内容很多，最好再把这个大纲清楚地写在纸上或打在计算机屏上。这样会使你之后撰写时更轻松，对方也更容易理解你的信息。
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步骤六：撰写初稿
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现在你可以开始撰写了。把这篇初稿先写给你自己看，先不要担心风格和用词的问题，这部分可以稍后再修饰。不管是多长多短、多简单多复杂的内容，很多人都觉得下笔是最困难的一步，但是，只要你按照这里说明的做法，并做好必需的准备与计划，像是先想想要在开头、正文和结论中要写些什么，就会发现下笔容易多了。
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步骤七：编辑初稿和完稿
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初稿写好之后，就可以开始进行编辑，但是这时你要从对方的角度来阅读你的稿子。从对方的立场，看看有没有含糊不清、错误、用词别扭的地方，有没有恰当的连接词，例如“首先”“其次”“最后”“另一方面”“因此”等，以协助对方掌握前后关系。此外，在文字风格上，力求简洁清晰。以下是编辑内容时的要项与技巧：
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