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1702591796 把你觉得需要提出的想法或重点全部写下来,尤其是如果你的信息篇幅很长的话,例如书面报告或口头报告。你可以写在白纸上、卡片上,也可以打在计算机上。在这个阶段,你要注意只选择重要的相关信息,不相关的信息全舍弃,不管你多想保留这些信息,先自问:
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1702591800 这跟我的信息真的有关系吗?
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1702591802 我的听众真的需要这些信息,才能理解我的信息吗?
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1702591804 这真的有助于我达到目的吗?
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1702591806 步骤三:把信息分类
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1702591808 自我检查
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1702591810 我们最常用哪种顺序来呈现信息?
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1702591812 现在看看你列出来的信息,把相关的信息归为一类。把各项信息按照类别重写一次,不妨再加上一个标题,每个类别稍后可能就各自成为一段或一节,而标题就可以继续当作标题使用,或是协助你撰写该段的“主题句”,因为它涵盖了该段的主旨。记住,一个段落应该只有一个主要的想法。段落中的其他内容是用来支持这个想法的例子、细节、说明等。(见图13-1:段落的结构)
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1702591814 步骤四:决定顺序
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1702591816 下一步就是把笔记上的各个类别按照某种逻辑顺序排列出来,方便读者理解。内容排列顺序的方式如下:
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1702591818 按照时间顺序 按照事件出现的时间顺序叙述,是最常用的排序方法。在某些状况下,“顺叙法”是最合适的做法,但不要盲目采用。由于在商务场合上需处理的事务都有一个时间顺序,因此我们很容易就想到采用顺叙法,没考虑到顺叙法可能并不是最合适的做法。所以,务必先看看各类信息之间是否存在其他的逻辑关系。
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1702591820 按照空间顺序 便于描述机械、建筑、家具、地理位置等。按照空间呈现各项信息,例如从北到南、从上到下、从左到右、从高到低、从内到外、从近到远等。
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1702591822 按照重要性 “重要性递减法”(或称演绎法),先说明最重要的信息,引起读者的注意;或是“重要性递增法”(或称归纳法),先说明最不重要的信息。商务书信中通常不建议采用“重要性递增法”,除非是以说服对方为目的的书信,这时这种做法会很有效果。
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1702591824 复杂性递增法 先提出简单的信息,渐进到复杂的信息。
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1702591826 熟悉度递减法 从“已知”的信息渐进到“未知”的信息。
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1702591828 按照因果关系 “因为……,所以……。”也就是先说明原因,再说明结果。
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1702591830 按照主题 有时候各类信息之间似乎没有明显的逻辑关联,这时唯一的做法就是按照主题逐项说明。
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1702591832 步骤五:制作大纲
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1702591834 完成前面四个步骤后,你其实就已经有一个现成的大纲了。但是如果你的内容很多,最好再把这个大纲清楚地写在纸上或打在计算机屏上。这样会使你之后撰写时更轻松,对方也更容易理解你的信息。
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1702591836 步骤六:撰写初稿
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1702591838 现在你可以开始撰写了。把这篇初稿先写给你自己看,先不要担心风格和用词的问题,这部分可以稍后再修饰。不管是多长多短、多简单多复杂的内容,很多人都觉得下笔是最困难的一步,但是,只要你按照这里说明的做法,并做好必需的准备与计划,像是先想想要在开头、正文和结论中要写些什么,就会发现下笔容易多了。
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1702591840 步骤七:编辑初稿和完稿
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1702591842 初稿写好之后,就可以开始进行编辑,但是这时你要从对方的角度来阅读你的稿子。从对方的立场,看看有没有含糊不清、错误、用词别扭的地方,有没有恰当的连接词,例如“首先”“其次”“最后”“另一方面”“因此”等,以协助对方掌握前后关系。此外,在文字风格上,力求简洁清晰。以下是编辑内容时的要项与技巧:
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