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了解公司的电话系统如何运作，尤其是如何转接电话。挂断电话或是请对方再打一次只会造成对方不便，浪费对方的时间，而且留下不好的印象。
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随时准备好笔和纸。
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在电话旁边永远准备好：
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↳笔和便条本
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↳公司内部电话目录
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↳行事历（如果有帮助）
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接电话前，停止跟别人的对话，并减少周围的噪音。
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讲电话时
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想想对方有何需要，把对方需要的信息尽快告诉对方，如：
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↳ 你的名字和部门名称（语气要亲切），但如果电话是从总机转过来的，那么对方已经知道你的公司名称了。
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↳ 如果电话是从外部直接打来的，先报公司名称，再报你的名字和部门名称。
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一个常见的错误就是接起话筒前就开始说话，或是像有些总机在按下通话键前就开始说话。我不知道已经听过多少间机构只报出半个名字，例如：
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“××有限公司。您好。”
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很多机构有固定的接电话用语，所以你要知道自家的规矩，如：
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“这里是人力资源部经理陈全福。”
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“这里是雷琳女士的秘书。”
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“您好，这里是发货部，我叫麦克。”
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不要把这部分匆匆带过去。这句话你可能常常要说，所以很容易就想把它快快应付掉，但是这样的结果就是听起来单调乏味不诚恳，甚至让对方根本听不懂，因此失去意义。每个人都喜欢听到对方用亲切悦耳的声音说：“慧恩公司，您好。我叫珍妮。”尽量让自己听起来诚恳自然。
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准备好回答对方的问题、记录留言，或是转接电话。
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如果你是秘书，你可能需要为老板过滤电话，因此你要知道：
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↳ 老板是否希望这时能答复“正在忙，无法接听电话”。
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↳ 老板是否希望某些人的电话能直接转给他？如果是，你要知道是哪些人。
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↳ 老板是否希望你能处理掉某些例行电话？如果是，你要知道是哪些电话。
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