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如果你是秘书，你可能需要为老板过滤电话，因此你要知道：
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↳ 老板是否希望这时能答复“正在忙，无法接听电话”。
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↳ 老板是否希望某些人的电话能直接转给他？如果是，你要知道是哪些人。
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↳ 老板是否希望你能处理掉某些例行电话？如果是，你要知道是哪些电话。
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因此，你除了要询问对方的名字，还要礼貌地询问对方打电话的目的。不过要做得得体，否则可能会引起对方和老板的不满。
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仔细听对方要说什么并做笔记。你之后需要采取什么行动就以这个笔记为基础；如果你需要把留言传达给第三者，这份笔记就是留言的基础。确定你的留言包含所有必要的信息，不要假定留言的接收人什么都已经知道了。
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如果有不清楚的地方，不要犹豫，立刻请对方放慢速度，或是把名字、地址等拼给你听。之后再念一遍给对方听，确认无误。
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用语言弥补视觉沟通的不足：把平时对话中的点头替换成实际的语言，如：“嗯，我了解……”“好，我会告诉他。”“我可能不是很同意……”“真的？”要避免太不正式的说法或俚语，像是：“你在开玩笑吧！”“就是啊！”“我的天啊！”如果对方要留言给别人，不要替留言的接收人说话、承诺，或是想象他会有什么样的反应，除非你有权力这么做。如：“噢，他一定会很高兴！”不管你的语气是诚恳还是讽刺，这样的句子都要避免。
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不要被周围的人和事物分心，永远不要同时跟电话中的人及身边的人交谈。
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站在对方的角度，替对方节省时间与金钱。
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如果你需要花时间找资料，不要请对方在电话上等。请对方挂断电话，找到资料后回电给对方。
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如果电话断了，把话筒挂回去，等对方打回来。
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挂电话前，把重点总结一下，并把名字、地址、数字、日期、时间等再念一遍给对方听，确认无误。
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与对方确认之后的行动，尤其是当你在帮对方留言时。比如说“我会跟她说你星期四早上会再打来”或“我会请他尽快回电话给你”。
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根据之前提到过的，正式的电话礼节应该由打电话的人决定何时结束对话，因为付费的是打电话的人，但并非每个人都知道这一点，所以运用你的判断力，见机行事。
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打完电话后
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把讲电话时做的笔记补充完整，让自己以后也看得懂。如果你帮别人留言，务必要让对方看得懂笔记。
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立刻把该办的事办好，如把讲电话的结果传达给与此事相关的人。趁印象还深刻时把该写的信或电子邮件写好。
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如果帮别人留言，把来电的日期和时间写上去，然后立刻把留言交给对方。如果对方不在，把留言放在对方办公桌上明显的地方，并在对方回来后提醒他。
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更新所有需要更新的文件，把重要的日期记到行事历上。
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检查重点 在电话上当个好的倾听者
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不要心不在焉，也不要一边做其他的事情，一边听电话。把所有的精力都放在“倾听”上。
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把外界的干扰尽可能都去除掉，不要理会周围的人、事、物。
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