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不要暗示对方是唯一一个不满意的人，因为调查结果显示，不满意的顾客中只有七分之一会打电话来抱怨。
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不要承诺在你职权范围内无法办到的事。如果有必要，先跟主管商量，再回电给顾客。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 5.9 语音留言
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现在许多机构都有语音留言系统。每个员工都有一个个人的语音信箱让别人可以留言；你也可以在同事的信箱上留言。如果电话没人接，通常会自动转到语音信箱。
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语音信箱的好处
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节省成本：如此就不必由秘书或同事帮忙记留言。
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直接：打电话的人会觉得很放心，因为知道自己的留言被录下来，而且是录在他要找的人的信箱上，因为他在信箱上听到对方事先录好的招呼语。
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效率：大部分的语音留言系统都可以让你把留言一次传给好几个人。
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便利：你可以从任何一部电话进入语音留言系统。
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简单：对许多人来说，留言比写电子邮件简单。
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避免“互相扑空”：双方互相回电，偏偏对方打来时你不在，你打去时对方不在。
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语音信箱的坏处
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机构里大部分（最好是所有）的员工都需要一个语音信箱。
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大家都经常听自己的信箱留言，整个系统才有意义。
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滥用语音信箱。比如说，留太长的留言。通常一个留言最长可达三分钟，但是如果三分钟还不够，结果你连续留好几个留言，对方听起来也很累。
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有些人会一整天都让电话自动转到语音信箱，让别人几乎跟他讲不到话。
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善用语音信箱
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在语音信箱上只留简短的留言。
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