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了解“团体过程”
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至于开会本身，了解“团体过程”或“团体动力学”及团体运作的方式，不仅能帮助你培养起正确的态度，同时也能让你成为更出色的参与者。你应该要了解领导者所面对的问题与责任，这样你就更能理解他的领导方式，并通过你的参与协助他达到开会的目标。
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“领导”是一个动态的现象。在一场两个小时的会议中，尽管正式的主席依旧是同一个人，但是可能会时时出现不同的领导者。
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你应该要记住，与你一同坐在会议桌边的每一个人，都是一个与你截然不同的个人。他们每个人都有自己的烦恼、自我中心的思想（但这是我们都应该避免的）、自己的思考方式。因此要成为优秀的会议成员，你还应该不断地观察他人，考虑到他们的动机、偏见、情绪和思考过程。你自己的实际参与则取决于你的沟通技巧。
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优秀会议成员的特质
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考虑到其他人；
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了解互动的过程应该是双向的、弹性的、包容的；
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了解有哪些沟通障碍，并寻求克服这些障碍；
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能更逻辑性、分析性地思考；
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发言清晰、中肯，用大家都能接受的语言；
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知道什么时候适合发言、如何发言，并考虑到开会的空间和地点；
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为了达到团队目标，愿意合作与妥协；
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了解倾听的重要性。
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自我检查
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在开会中，你什么时候应该发言？
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答案是：你有话要说的时候。绝对不要只为了说话而说话，但是也不要不好意思发言。
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准备好随时即席发言。挑大家对你的想法会感兴趣的时机发言，不要等大家都发言完了自己才发言。在讨论中先发言的成员，往往最先得到大家的尊重肯定，在会议进展过程中也会一直被视为可靠的信息来源。另外一个发言的好时机就是在讨论的最后。这当然还是要视讨论的主题而定，但是如果你的理由充足、证据充分，反而会在最后大家都没话说的时候显得特别有说服力。
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宁愿多发言几次，不要一次就把你想说的话全说完。只说跟当前主题直接相关的内容，不要变成那种喋喋不休的人，从这个想法联想到那个想法，不懂得什么时候该停下来。每次发言说个一分钟就够了，最多两分钟。
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你可能会发现，每当一个人发完言后就会有好几个人同时都想发言，因此你必须懂得掌握时机迅速切入。反应慢一点的成员，可能就一场会开下来根本没机会发言，因为他们没有时时保持警觉。
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当然，这并不表示团队中就不需要倾听的人。专心、积极的倾听者同样有很大的贡献，但如果光是听，你就无法把你脑中珍贵的信息或意见贡献给团队。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 9.4 主席、记录和成员的职责
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下表列出了会议主席、记录和其他成员的职责。这里的会议不仅指正式的会议，还包括一般的工作团队会议。
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