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你可能会发现，每当一个人发完言后就会有好几个人同时都想发言，因此你必须懂得掌握时机迅速切入。反应慢一点的成员，可能就一场会开下来根本没机会发言，因为他们没有时时保持警觉。
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当然，这并不表示团队中就不需要倾听的人。专心、积极的倾听者同样有很大的贡献，但如果光是听，你就无法把你脑中珍贵的信息或意见贡献给团队。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 9.4 主席、记录和成员的职责
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下表列出了会议主席、记录和其他成员的职责。这里的会议不仅指正式的会议，还包括一般的工作团队会议。
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开会前
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开会时
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开会后
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主席
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1. 确定开会时要讨论的事项。
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2. 检阅议程初稿。
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3. 确定成员得知开会的时间、地点、目的和议程。
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4. 确定会议室内准备妥当，如座位安排、资料文件、水等。
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1. 准时开始。
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2. 清楚地简介各主题。
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3. 引导大家有效率地发言讨论。
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4. 维持秩序。
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5. 不时总结讨论的结果。
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6. 有效率地作出决定。
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1. 检阅秘书或记录员写好的会议记录初稿。
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2. 监控后续进展。
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秘书或会议记录员
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1. 从上次的会议记录或新的来源取得相关资料。
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2. 草拟议程，依重要性排序各议题。
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