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2. 阅读所有相关的资料文件。
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3. 事先准备，如果有需要准备好相关的资料。
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4. 与秘书商讨议程上需要修改的地方。
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1. 准时出席。
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2. 发言，内容要中肯切题。
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3. 记下最后的决议及后续要采取的行动。
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1. 阅读和确认会议记录的内容。
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2. 采取该采取的行动，有需要时进行回报。
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注：如果没有秘书，主席要指派会议记录员。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 9.5 议 程
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议程上应指明各议题的讨论顺序。这些议题可能是成员在会前陆陆续续提出来的，秘书在安排其顺序时应该依照最合乎逻辑的方式。此外秘书还要考虑到在有限的开会时间内，到底可以讨论多少内容。基本上，例行事项会放在议程的最开始，接着是上次开会延续下来的议题，最后是新的议题。如果有几个简短或紧急的议题，那就先讨论这些议题，剩下的时间就可以花在比较耗时的议题上。第8章第4节提过把不同的任务安排在一个议程上时要注意的原则。
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不要把上次开会延续下来的大议题全挤在“续议事项”的大标题下。这些议题最好各自有一个大标题并安排在前面的地方，这样主席和成员就更能确切知道有多少内容要讨论。不要把议程挤得满满的。议程太满会议就会超时，结果就是讨论起来效果不彰，因为大家都急着离开，所以只是匆匆把决议表决过去。
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议程顺序
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下面列出正式会议常见的议程顺序，不过当然不是每个项目每次都会出现。
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推选主席和记录员
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开会通知：由秘书念出（通常只在非常正式的会议上）
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前次开会的会议记录：应已由主席或秘书过目，然后由主席正式签名
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上次会议记录所提续议事项
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收到的信函：由秘书念出
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主席致词
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前次开会未讨论完的事项
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财务事项（总务报告、公布账目等）
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