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事先把议程通过传真或电子邮件发给大家，列出要讨论的事项及要出席的人。
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把开会时可能需要用到的文件或图表也发给大家。把大家的传真号码或电子邮件地址准备好，方便开会时随时寄发额外的资料。
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大家都接通后，点个名并随时宣布开会中到场或离场的人。
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每次都用名字称呼对方，避免你的信息传错人。
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不时总结一下讨论的结果，好让大家都跟上进度。
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留意哪些人没发言，找机会让他们发言。
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2. 其他成员
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不要跟别人同时说话；开口前先等个一两秒钟，确定别人真的讲完了。
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问问题的时候，说清楚你这个问题是要问谁。
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有人问你问题时，就算你无法立刻提供答案，也务必回话。
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不要不跟主席说一声就按下静音键，然后跟自己办公室里的人开起会。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 9.8 正式程序
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在非常大型的会议上，也就是人数超过20人时，通常会按照正式的程序讨论各事项，以控制开会的过程。这个正式的开会程序也称为“议事规则”，旨在维持会议的秩序，否则在人多口杂的状况下，整个场面很可能会变得混乱不堪。不过，如此限制成员之间的互动，势必也会影响到讨论和决策的质量。因此，也不用每次开会都全盘按照这种正式的程序，不妨适度采用，只要能够控制开会的过程即可。
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但是现在法律要求很多机构都须按照传统建立起来的议事常规开会，这些议事常规通常会写在公司规章里，就称为“议事规则”。即使你不同意每次开会都需严格遵守固定的程序，最好还是熟悉一下正式的开会程序，否则在正式会议上你可能想发言都不敢发言，就因为你“不懂规矩”。而这时少数几个搞懂议事规则的人就能够利用其他人的无知，为所欲为。
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另外一个危险就是“一知半解”，结果议事规则不但没有增进讨论的效果，反而引起更多的困惑。
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我们在本书无法一一说明议事规则的所有细节，而且其内容在许多说明法律和议事程序的书籍中都可以找到。不过，我在此推荐斯淳勋爵（Lord Citrine）的《会议主席ABC》（The ABC of Chairmanship）。斯淳勋爵在英国工会联盟担任秘书长达二十年之久。本书虽然初版于1939年，至今仍被众人奉为此一领域的“圣经”，包括我在内。该书内容完整详细，你所有的疑问应该都可以找到答案，而且尽管作者已有丰富的经历与极高的声望，他仍旧能以活泼生动的方式说明这些枯燥的规则与程序，同时提供大量实用的建议。
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不过呢，为了刺激你的胃口，在本章的最后我们不妨来看一个有趣的例子。看看在大家都不是很了解如何解释和应用议事规则中的专业术语，也不是很懂得怎么开会时，是什么样的状况。
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下面的文章摘录自《穿破裤子的慈善家》（The Ragged Trousered Philanthropists）。试着定义其中特别标出来的词。然后你可以去《会议主席ABC》里找答案，当作阅读该书的第一步。《穿破裤子的慈善家》作者为罗伯特·特雷塞尔（Robert Tressall），该书读来轻松有趣，旨在描写“爱德华时代劳工阶级的奴役与贫困──在这个时代，每个人都知道自己的地位，因此也应该感到心满意足”。情节围绕着一群油漆工的生活与经历，以及他们后来如何被一名新成员所启发，不再默默接受自己的命运。
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下面这段摘录描写的是“员工出游会议”的状况，大家在会议上决定是否要举办一年一度的员工出游，以及出游的日期和地点。
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员工出游
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（1）就在这个时候，克里斯与几个同事协商过后，决定召开会议，与大家讨论是否要于夏末时节举办一年一度的员工出游。会议在大院里木匠的工作室举行，时间定在傍晚六点，方便有意与会者于收工后参加。
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（2）等该来的人都到齐后，木匠工头潘恩──也是做棺材的木匠── 经过克里斯的提议与菲尔帕的附议，被推选为主席 ，接着就是一阵严肃的沉默。最后终于是主席打破这阵沉默，滔滔不绝地开始说明开这场会的目的。也许是不希望有任何误解，他解释了好几遍，一遍又一遍地重复同样的原因与同样的句子，却没发现台下的听众都痛苦不堪地一语不发，就等着他闭嘴，因为他就像陷入一种恍惚状态，一再重复之前说过的话，彷佛觉得必须为每一个人都解释一遍。最后大家终于受不了了，开始大喊“好哇！好哇！”，用木头和槌子敲打地板和长凳；于是，在最后一遍说明此次开会的目的是决定是否要举办员工出游后，主席终于摊坐在木匠的板凳上，抹去额头上的汗珠。
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