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1702596170 留意哪些人没发言,找机会让他们发言。
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1702596172 2. 其他成员
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1702596176 不要跟别人同时说话;开口前先等个一两秒钟,确定别人真的讲完了。
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1702596178 问问题的时候,说清楚你这个问题是要问谁。
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1702596180 有人问你问题时,就算你无法立刻提供答案,也务必回话。
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1702596182 不要不跟主席说一声就按下静音键,然后跟自己办公室里的人开起会。
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1702596187 沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) [:1702591408]
1702596188 沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) 9.8 正式程序
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1702596190 在非常大型的会议上,也就是人数超过20人时,通常会按照正式的程序讨论各事项,以控制开会的过程。这个正式的开会程序也称为“议事规则”,旨在维持会议的秩序,否则在人多口杂的状况下,整个场面很可能会变得混乱不堪。不过,如此限制成员之间的互动,势必也会影响到讨论和决策的质量。因此,也不用每次开会都全盘按照这种正式的程序,不妨适度采用,只要能够控制开会的过程即可。
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1702596192 但是现在法律要求很多机构都须按照传统建立起来的议事常规开会,这些议事常规通常会写在公司规章里,就称为“议事规则”。即使你不同意每次开会都需严格遵守固定的程序,最好还是熟悉一下正式的开会程序,否则在正式会议上你可能想发言都不敢发言,就因为你“不懂规矩”。而这时少数几个搞懂议事规则的人就能够利用其他人的无知,为所欲为。
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1702596194 另外一个危险就是“一知半解”,结果议事规则不但没有增进讨论的效果,反而引起更多的困惑。
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1702596196 我们在本书无法一一说明议事规则的所有细节,而且其内容在许多说明法律和议事程序的书籍中都可以找到。不过,我在此推荐斯淳勋爵(Lord Citrine)的《会议主席ABC》(The ABC of Chairmanship)。斯淳勋爵在英国工会联盟担任秘书长达二十年之久。本书虽然初版于1939年,至今仍被众人奉为此一领域的“圣经”,包括我在内。该书内容完整详细,你所有的疑问应该都可以找到答案,而且尽管作者已有丰富的经历与极高的声望,他仍旧能以活泼生动的方式说明这些枯燥的规则与程序,同时提供大量实用的建议。
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1702596198 不过呢,为了刺激你的胃口,在本章的最后我们不妨来看一个有趣的例子。看看在大家都不是很了解如何解释和应用议事规则中的专业术语,也不是很懂得怎么开会时,是什么样的状况。
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1702596200 下面的文章摘录自《穿破裤子的慈善家》(The Ragged Trousered Philanthropists)。试着定义其中特别标出来的词。然后你可以去《会议主席ABC》里找答案,当作阅读该书的第一步。《穿破裤子的慈善家》作者为罗伯特·特雷塞尔(Robert Tressall),该书读来轻松有趣,旨在描写“爱德华时代劳工阶级的奴役与贫困──在这个时代,每个人都知道自己的地位,因此也应该感到心满意足”。情节围绕着一群油漆工的生活与经历,以及他们后来如何被一名新成员所启发,不再默默接受自己的命运。
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1702596202 下面这段摘录描写的是“员工出游会议”的状况,大家在会议上决定是否要举办一年一度的员工出游,以及出游的日期和地点。
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1702596204 员工出游
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1702596206 (1)就在这个时候,克里斯与几个同事协商过后,决定召开会议,与大家讨论是否要于夏末时节举办一年一度的员工出游。会议在大院里木匠的工作室举行,时间定在傍晚六点,方便有意与会者于收工后参加。
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1702596208 (2)等该来的人都到齐后,木匠工头潘恩──也是做棺材的木匠── 经过克里斯的提议与菲尔帕的附议,被推选为主席 ,接着就是一阵严肃的沉默。最后终于是主席打破这阵沉默,滔滔不绝地开始说明开这场会的目的。也许是不希望有任何误解,他解释了好几遍,一遍又一遍地重复同样的原因与同样的句子,却没发现台下的听众都痛苦不堪地一语不发,就等着他闭嘴,因为他就像陷入一种恍惚状态,一再重复之前说过的话,彷佛觉得必须为每一个人都解释一遍。最后大家终于受不了了,开始大喊“好哇!好哇!”,用木头和槌子敲打地板和长凳;于是,在最后一遍说明此次开会的目的是决定是否要举办员工出游后,主席终于摊坐在木匠的板凳上,抹去额头上的汗珠。
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1702596210 (3)接着克里斯提醒大家,去年的员工出游非常成功,因此如果今年没有员工出游,他自己会觉得很可惜。去年他们有四辆马车,去了杜柏顿村。杜柏顿村的确没什么可看,但是有样东西他们在那里一定可以以最便宜的价格买到,也就是一顿大餐。(大家鼓掌。)为了让大家早点开完会, 他提议 今年再去杜柏顿村,并推派一个小组负责与当地的“伊丽莎白女王”店主联络安排好吃饭事宜。
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1702596212 (4)菲尔帕表示 附议 ,主席潘恩正想 请大家举手表决 ,此时哈洛却 就议事程序提出问题 。他认为大家有些操之过急了。恰当的做法应是 先确定 大家到底是否要出游,然后如果大家想要出游,才决定要去哪,时间是要全天还是半天。
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1702596214 (5)半醉的醉鬼说,他一点也不在意要去哪出游:他愿意 接受多数决定 的结果。(大家鼓掌。)
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1702596216 (6)伊斯顿建议,这次他们可以订一个火车车厢,坐火车去伦敦参观杜莎夫人蜡像馆。他从来没去过那,而且总希望哪天有机会去看一看。但是菲尔帕说,如果他们走进杜莎夫人蜡像馆,杜莎夫人可能不会让他们再走出来。
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1702596218 (7)主席潘恩又开始漫无边际地演讲起来。他发现自己一旦开口,就很难停下来。他说着说着又说起去年出游的细节,这时哈洛又从他的木屑堆上站起来,说他想 请主席回归议事程序 。(“好哇!好哇!”)大家根本还没有决定要不要出游,讨论这么多又有什么用!大家到底要不要出游?这才是现在该讨论的问题!
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