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先确定好你可以得到相应的设备（如投影机和屏幕），才开始准备视觉辅助工具的内容。不要假设你需要的设备现场都会有，结果到了现场可能连个白板都没有，更别说投影机了。如果你需要的设备在演讲现场通常不会有，最好去借一台或租一台，并自己带来。如果你想把整场演讲都以投影的形式呈现，却发现投影机的租借事宜出了问题，或者你的计算机跟对方的投影机不兼容，这样势必对你的名声有莫大的影响。
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自己把“舞台”安排好
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首先，找机会去看看演讲的地方，熟悉一下各个设备的位置。讲桌的大小能让你把所有的讲稿和资料都摆开吗？屏幕的位置合适吗，会被你挡住吗？如果你会挡住屏幕，能不能移动屏幕呢？如果屏幕不能移动，调整你演讲的方式，比如就不要使用屏幕。
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其次，最晚在演讲开始前十五分钟就进入现场。看看要怎么摆设现场的设备会让你觉得舒服自在，并能够在台上轻松自然地走动。这一点当然要做得得体，但是不必觉得现场是什么样子你就得接受它。也许现场是按照前一个演讲人的需要所摆设，也许是主办单位按照自己的猜想所摆设，甚至可能是清洁人员打扫后的结果！因此，事先要确定：
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1. 电视、屏幕和投影机的位置摆设恰当。
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2. 如果你是右撇子，面对听众时，简报架在你的左边；如果你是左撇子，简报架应该在你的右边。
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3. 讲桌跟传统投影机的距离要够近，这样你就不用在两者之间跑来跑去。
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4. 在你走动的范围内，地上不要有电线。
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5. 知道如何迅速平顺地开关百叶窗。
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6. 知道如何操作你需要的视觉辅助设备，而且设备没有故障。
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视觉内容不要太复杂
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首先，因为你的听众大概也无法在短时间内把这么复杂的内容吸收进去，而且就算你计划好留给大家足够的时间，真到了那时候你大概也会忘了；其次，因为你要么得详细说明上面的细节，结果让听众开始感到无聊，要么你自己被这些细节弄得昏头转向。
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视觉内容要够大，让每个人都看得到
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投影片或幻灯片的内容要占满整个屏幕；投影片或幻灯片的内容要够大、够清晰，让最后面、最角落的人也能看清楚。事前在准备的时候，幻灯片、投影片或挂纸上的内容在你眼中看来永远都够大，但是给台下的听众看时，它们往往会缩小不少，即使是在很小的房间里。
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小心使用指字棒和激光笔
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使用指字棒一定胜过直接用手或手指去指，一根旧的伸缩式收音机天线就是很理想的指字棒，伸长时可用来指东西，不用时又可以缩短。但是指字棒拿在手中，往往会夸大手的动作，所以如果你紧张到手在抖，看起来就会更明显。同样的道理，如果你用的是激光笔，听众就会看到屏幕上的红点不停在晃动，不知道它到底在指哪里。
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不要让视觉内容停留太久
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如果你已经讲完一张图片，开始讲别的内容，却还让它摆在上面，只会让听众分心。
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永远准备好应变计划
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不管你准备得多充分，还是有可能会遇到各种状况。如果你有十张重要的透明投影片，投影机的灯泡却在放映第二张时烧掉了，你该怎么办？如果录像机故障了呢？如果你打开盒子，却发现里面不是你要的DVD？如果提供场地的单位不允许使用万能胶？如果整场演讲所依赖的实验示范不顺利？如果白板笔干掉了？如果你的演讲内容全储存在计算机里，计算机却死机了？
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 11.14 结语：善用视觉辅助工具
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使用视觉辅助工具成功的秘诀全在于事前的“准备”，事前就仔细计划好要如何利用视觉辅助工具，要让视觉辅助工具呈现什么……还有出了状况时要怎么办。
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想想你见过别人出过哪些状况，想想他们当时是怎么处理的。然后运用你的想象力，想象更糟糕的状况，然后为每一个可能的状况想一个应变计划，或是处理的方式。好的演讲人永远都会想到可能会遇到哪些状况，然后通过仔细的准备预防这些状况发生，但是状况有时还是会发生，就连最出色的演讲人也无法幸免。然而如果真的发生了，好的演讲者会迅速果断地思考和处理！
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