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积极（constructive）
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简洁（concise）
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正确（correct）
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礼貌（courteous）
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完整（complete）
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基于法律因素，或是与民众沟通时，仍旧需要以邮寄方式寄信。但是不管你的信是要邮寄 、传真或电子邮件，你还是要先把信写出来。而许多人要不就是书面沟通的技巧真的不好，要不就是觉得自己的书面沟通技巧不好。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 14.3 商务书信主要种类
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能够有效达到目的的商务信，不是“碰巧”产生的。就跟其他形式的有效沟通一样，写信人在事前就已经思考过以下问题：
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原因？ 对象？
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内容？ 方式？
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时间？ 地点？
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要妥善计划信的内容，你必须先找出是什么背景造成需要写这封信。做法通常就是回顾之前的通信历史，而且你不妨把对方来信中的重点划线，并在边缘做个笔记，这样就不怕回信时遗漏掉什么。
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在回顾背景时，你就会发现写信的对象、理由和要解决的问题是什么，然后你就知道应该采用哪一种商务信，以解决该问题。比如说，如果你收到顾客的“索赔信”或“投诉信”，而你按理无法赔偿，你就需要采用“拒绝赔偿信”，有特定的结构；而如果你写信的目的是寄送等值礼券或退款支票，那么就要使用另外一种形式的商务信。大多数的商务信都属于下列标准分类中的一种。
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在这些商务信中，你就如同公司的大使，尽量向对方表达友好善意。有些商务信写起来很容易，有些写起来则比较困难，就视对方可能会有什么反应。这一点你应该时时谨记在心，因为它决定了你应该如何写这封信。
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商务书信主要种类
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目的
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分类
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领域
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寻求信息、意见、确认
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询问
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一般
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给予信息、意见、确认
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确认、信息
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