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沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) 14.9 说服的信
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敬启者:
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第一部分:先提客观 的事实,同意费用还 未付清,尽管未收到 账单。
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谢谢您来信通知我于复活节期间拿到的绿卡仍有25英镑的费用未付清。我似乎找不到这笔费用的账单,但是我承认至今还未将账单付清。
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第二部分:这个主要 的段落导出作者为这 张绿卡付出的代价(归 纳法)。
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您大概还记得,当初我想及时在出境之前从贵公司取到这张绿卡时,遇到不少问题。尽管我及时提出申请,出境前24小时我还是没有拿到绿卡。我因此被迫特别跑到市里两趟,但是两次都没领到卡,虽然两次贵公司都说我的绿卡已经准备好。另外,我还特别打了三次电话,两次打给贵公司,一次打给渡船公司,询问没有绿卡否能上船,最后又特别跑到市里一趟,才领到一张特别发下的卡──金钱、时间和不必要的忧虑都是我为此额外付出的代价。
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第三部分:进一步说明 为什么她认为25 英镑 太昂贵,总结最主要 的理由(不便与花费),最后宣布坏消息。
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开具一张证明,证明我已经有保险,我认为这样的服务索取25英镑的费用有过之无不及。而且为了这张卡,我还额外负担了很多的费用,因此在此附上一张15英镑的支票。
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第四部分:提其他相 关的事情,把重点从 不愉快的信息转移开,假定自己能够成功说 服对方,并把对方不 同意时采取行动的责 任移到对方身上。
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除非您提出异议,否则我便假设贵公司也同意,在这样的情况下,15英镑已绰绰有余。
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敬颂
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时祺
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海伦娜·斯迈尔(女士)
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前面这封信的目的就是只寄给对方一张15英镑的支票,尽管原有的费用是25英镑,但是作者小心地以归纳法安排段落顺序与句子顺序,到第三段的结尾,几乎就是整封信的结尾,才宣布这个决定。她的做法就是先在第二段说明理由,避免直接就说“我不付25英镑”。
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这里每一封信的开头第一段都清楚地点明主旨,最后则以建议下一步结尾,这样对方就很清楚谁下一步该采取什么行动,或是事情是否已解决。在前言和结论中间,就是细节的部分,这部分应该按主题分段,一段只包含一个主题。在这个基本架构内,不管消息是好是坏,可以应用措辞技巧去表现善意。
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练习14-1
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为什么写信这种沟通方式不便宜?
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下列这些信各有什么目的?
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a.赔偿信 b.信用调查信 c.催款信
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商务书信的分类方式有很多种,但是大多数的商务书信都可以依收信人的反应分成四大类。是哪四大类?
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如果在商务书信里一开头就提起坏消息,对收信人的心理会产生什么影响?写信人如何通过恰当的安排解决这个问题?
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