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拿一把尺,对齐每一个缩排的地方,画一条直线。你画了几条线?我猜应该少说有十几条线。打这封信的人须把主旨、结尾敬辞和签名置中,把各段落对齐并缩排,然后还要想办法把寄件人地址和日期放到右上角,又不超出到边缘的部分。这每一步都很花时间。因此全缩行式现在被舍弃的其中一个原因,就是它缺乏效率;第二个原因就是这些零零落落的直线给人一种杂乱的感觉。因此,现在多采用图14-2、14-3、14-4所示范的版面。
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图14-1 全缩行式版面(现在过时了)
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三种书信版面
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全平头式(图14-2)
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半平头式(图14-3)
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半缩行式(图14-4)
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所有的内容都靠左起头,整个页面上只有一条直线。
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日期和签名靠右,主旨置中,其余所有内容靠左起头。段落等靠左对齐。
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类似半平头式,但是段落第一行缩排。
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优点 效率、现代,是现在最常用的版面。
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缺点 给人一种不平衡的感觉,特别是如果寄件人地址必须写在左边最上面时。(信头不一定已经印在信纸上)
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优点 效率,感觉起来更平衡。
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优点 比起全缩头式,比较不那么杂乱,打起来也比较容易,但是差别不是那么大。
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作 业
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图14-2、14-3、14-4示范的版面你最喜欢哪一种?如果是手写的信,哪一种版面会最合适?
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你可能会看到这三种基本形式的变化形式,至于你要采用哪一种,就视公司的规定,或是你个人的喜好而定。但是不管你采用哪一种,务必前后一致。比如说,不要有些段落没缩排,有些段落又缩排。
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省略标点符号
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也就是除了正文,信中其他部分所有标点符号都省略(如写Mr而不写Mr.)。这个做法完全说得过去,而且现在几乎人人都采用,这让人写起信来轻松多了。不一定非得是全平头式,才能省略标点符号。不过,谨慎使用,务必前后一致。而且缩写英文人名时,记得在各前缀缩写和姓之间留一格空白,免得写出荒谬可笑或没人看得懂的“字”,例如:
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PEAGREEN Esq → 应该是P E A GREEN Esq
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