1702598970
1702598971
为了让信件归档和寻找起来更容易，通常会给每一封信一个参考文号。无论如何，回信时一定要附上来信的参考文号。如：“Our ref：NL/JM CF2”。如果是回复一封已经有参考文号的来信，则来信和回信的参考文号皆要打上去：
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Our ref：NL/JM CF2（本公司参考文号）
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Your ref：SB/sjt（贵公司来信参考文号）
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参考文号通常打在日期上方，或是与日期打在同一行，但是靠左对齐，其内容包括：
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1.签名人的姓名前缀（大写）
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1702598981
2.秘书、打信人或写信人的姓名前缀（有时小写）
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1702598983
3.如有必要：特定档案的参考编号（如上面的“CF2”代表Conference File 2）
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1702598985
收件人姓名、职位、地址
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1702598987
这部分通常放在参考文号下，与参考文号隔个两三行，靠左对齐（见图14-2至14-4），并省略标点符号：
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1702598989
Mr R A Jones
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1702598991
British Engineering plc
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1702598993
20-27 Wansdyke Road
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SHIPLEY
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1702598997
Yorks SY3 1QS
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1702598999
如果有可能，地址尽量不要超过三到四行，避免把正文挤到信纸太下端的部分。商务书信中，收件人的姓名和地址绝对不能省略，否则存档下来的副本一点用处也没有。
1702599000
1702599001
自我检查
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1702599003
试着从下面的例子找出规则。如果下面的称呼都正确，你可以找出以下的规则吗？
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1702599005
a. “Mr”还是“Esq.”？
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1702599007
b. 女性？
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1702599009
c. 有头衔者？
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d. 有大学学位、文凭、军事勋章、勋位勋章、属于专业团体者？
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e. 公司和合伙企业？
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1. Mr. R Smith
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2. John Smith
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3. John Smith Esq. VC MA MIPD
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