1702598970
1702598971
为了让信件归档和寻找起来更容易,通常会给每一封信一个参考文号。无论如何,回信时一定要附上来信的参考文号。如:“Our ref:NL/JM CF2”。如果是回复一封已经有参考文号的来信,则来信和回信的参考文号皆要打上去:
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1702598973
Our ref:NL/JM CF2(本公司参考文号)
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1702598975
Your ref:SB/sjt(贵公司来信参考文号)
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1702598977
参考文号通常打在日期上方,或是与日期打在同一行,但是靠左对齐,其内容包括:
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1702598979
1.签名人的姓名前缀(大写)
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1702598981
2.秘书、打信人或写信人的姓名前缀(有时小写)
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1702598983
3.如有必要:特定档案的参考编号(如上面的“CF2”代表Conference File 2)
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1702598985
收件人姓名、职位、地址
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1702598987
这部分通常放在参考文号下,与参考文号隔个两三行,靠左对齐(见图14-2至14-4),并省略标点符号:
1702598988
1702598989
Mr R A Jones
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1702598991
British Engineering plc
1702598992
1702598993
20-27 Wansdyke Road
1702598994
1702598995
SHIPLEY
1702598996
1702598997
Yorks SY3 1QS
1702598998
1702598999
如果有可能,地址尽量不要超过三到四行,避免把正文挤到信纸太下端的部分。商务书信中,收件人的姓名和地址绝对不能省略,否则存档下来的副本一点用处也没有。
1702599000
1702599001
自我检查
1702599002
1702599003
试着从下面的例子找出规则。如果下面的称呼都正确,你可以找出以下的规则吗?
1702599004
1702599005
a. “Mr”还是“Esq.”?
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1702599007
b. 女性?
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1702599009
c. 有头衔者?
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1702599011
d. 有大学学位、文凭、军事勋章、勋位勋章、属于专业团体者?
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e. 公司和合伙企业?
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1. Mr. R Smith
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1702599017
2. John Smith
1702599018
1702599019
3. John Smith Esq. VC MA MIPD
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