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Affectionately
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主 旨
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严格说来,一封商务信应该只处理一件事,因此写信人应该可以用一个简短清晰的标题点出其主旨,让收信人一看就知道这封信的主题,而且这样归档起来也更容易。这一行“主旨”应该放在称呼和正文之间,要不置中(半平头式),要不靠左对齐(全平头式)。
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作 业
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见第238~241页的几封信(有利的信、中性的信、不利的信、说服的信),各构想一个清晰简短的主旨。
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签 名
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在“Yours faithfully”下面打上机构名称的做法现在已很少见:
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Yours faithfully,
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ARNOLD J. BROWN & Co.,
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S. Stevens (Mrs)
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Company Secretary
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但是最好把寄信人的姓名以小写字母打出来;如果是手写的信,就用大写字母写出来。避免收信人看不懂签名,何况很多人的签名的确是很难解读!名字下面则打出写信人的职位:
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Yours faithfully,
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1702599246
1702599247
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1702599249
S. Stevens (Mrs)
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Company Secretary
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正 文
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信的正文应以清晰简洁的英语撰写,分段和标点符号要正确。
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分段 信中的每一段都应该只表达一个主题,因此有可能整段只有一句话。但是如果短段落太多,会影响整封信的外观。回头看看第13章第3节关于“主题句”的说明,了解一下如何组织段落的内容。
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副主旨 如果把信息再划分成几个部分,更有助于对方的理解,不妨再为各部分加上一个副标题(但是不要过度使用)。
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列 表 同样地,如果哪个段落的内容用列表方式呈现会更清楚,也不妨使用列表。为各个项目加上编号或项目符号。
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标点符号 即使你在地址等部分省略标点符号,信的正文依旧要使用标点符号。使用标点符号的目的是帮助理解。信中随意使用太多逗号,对读信人来说未必是一种帮助,而且通常表示写信人不是很清楚各种标点符号的用法。清晰易懂的信应具有以下特点:
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1.如果之前已有过通信,提到之前的来信
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