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1702600460 结语部分的功能是在最后以简短清晰的方式呈现该报告达到的结论、提出的建议,或是任何按逻辑关系产生的结论。好的结语会:
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1702600464 引出新的东西;
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1702600466 与前言和主体的部分互相协调、前后呼应;
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1702600468 给读者留下你想让读者留下的印象。
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1702600473 沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) [:1702591481]
1702600474 沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) 16.7 格式、版面、标题、编号
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1702600476 我们知道报告可能有各种不同的形式,不过只要你的报告不是填在表格里,或是需要特定的格式,你就可以自己安排报告的格式。
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1702600478 信和备忘录的格式
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1702600480 短篇报告中最简单的一类,大概就是以信或备忘录形式写成的报告。基本元素还是存在,只是不一定有标题标出来(见图16-1)。
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1702600485 图16-1 信件格式的报告
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1702600491 图16-2 概要格式的报告
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1702600493 概要格式
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1702600495 自我检查
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1702600497 把下面信件格式的报告(图 16-1:信件格式的报告)改写成 概要格式的短篇报告,也就是加 上分节和标题。然后把你的报告 跟图16-2的例子比较。
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1702600499 同样,这篇报告也可以以短篇报告加上标题页的形式呈现。报告中有分节和标题,但是依旧包含所有的基本要素。
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1702600501 你可以看到,同样的信息,可以用不同的格式呈现。概要格式的报告的确能让读者一眼就找到需要的信息。但是,报告里的标题通常不应该显得比内容还要多,而在这个例子也许就有一点这样的倾向。
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1702600503 混合格式
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1702600505 把两者折中最好的做法,也许就是采用书信的格式,但是在主体的部分加上几个简单的标题,如“Business Park”(商务园区)、“Proposed Site”(建议区块)、“Staff”(人员)等。这种“混合格式”很常用,因为它基本上就是把信的内容安排得更清晰有组织。不过光是把内容安排好还不够,报告的内容往往比其他书面资料更枯燥,因此其组织结构必须让读者一目了然。有三种主要的方式可以让报告的结构更清楚:分节标题、分段分节和标题编号。以下分别介绍。
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1702600507 分节标题
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1702600509 标题对眼睛是一种辅助,对理解也是一种辅助。怎么安置标题,没有唯一正确的方法,但是你可能需要遵守公司或部门内采用的系统。下面是一些基本原则(参看图16-3):
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