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一篇报告不管有多短,是什 么样的格式,都应包含哪些元素?报告里最少要有几个部分?回头看图16-1,你答对了没?
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要在会议上讨论报告的内容时,这个系统就特别有用。每一节都有一个数字,因此找起来更容易。比如说,“第3.2.1点”找起来就比“第3节 (b)部分第 (i)点”找起来容易多了。不过如果你的结构很清楚,标题也醒目,要让内容找起来更容易,也可以把每个段落按照顺序编号,也就是“1、2、3、4、5……”这样下去,不管它是大标题或小标题下的段落。
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有些机构就规定,只要是超过两页的文件,都要这样为每个段落编号。
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沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) 16.8 正式的长篇报告
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长篇、正式的报告典型结构如下所示。不过记住,任何种类、任何长度的报告,你都可以视情况采用并调整此结构:
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1. 开端部分(preliminaries)
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· 标题页
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· 授权(职权范围、调查范围、目的)
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· 目录
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· 表格与图解目录(如果有的话)
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· 序言
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· 感谢
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· 摘要
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2. 主要报告(main report)(所有的报告至少包含下列三个部分)
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· 前言
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· 结果与讨论
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· 结论(有需要时还可加上“建议”)
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3. 补充资料(supplements)
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· 引用文献和参考书目
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· 附录
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· 索引
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开端部分
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标题页 标题页是读者与报告最先接触的地方,因此这部分要好好花心思设计版面。一个人在一堆报告里要找到特定一份报告时,心里总会有一些问题,标题页就应该回答这些问题:
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