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在本章，我们就来探讨如何设计这些文书：
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1.精简有效的备忘录
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2.传真和电子邮件
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3.回复卡
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4.表格和问卷
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至于会议记录的写法，请见第9章。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） [:1702591494]
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.2 备忘录
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备忘录的英文写法“memorandum”，简称“memo”，来自于拉丁文“memorare”（记住），意思就是“要记住的事”。虽然有点过时，但我们直到今天还是不停地在写，只是我们现在通常以电子邮件的形式写备忘录，并称之为电子邮件。不过在今天，备忘录在商务场合中的功能并不只限于提醒，因为它就跟电话一样，已经成为内部沟通的主要途径。备忘录还是保有提醒的作用，因为它有书面沟通的优点，也就是能够提供一个书面记录。备忘录用来传达信息、指示和询问，而较长的备忘录还可以充当报告（见第16章第2节）。顺带一提，在某些国家的官方机构中，备忘录称为“minute”。
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备忘录就是内部使用的信件，可以是电子邮件、打印或手写的。由于备忘录是内部使用的信件，因此跟一般商务信件有几点不同。以下是备忘录的特点：
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称呼和结尾敬辞可以省略，因为一般都可假定对方怀着礼貌的态度。手写或打出来的备忘录不用签名，不过较长的备忘录通常还是会签名。
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如果是电子邮件，通常要在最后打上自己的名字，并在名字之前加个“Regards”等类似的敬辞。
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备忘录上的信息越简短越好，而且只讲一件事情。
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大多数的机构都提供现成的、印好字段的备忘录便条纸，或者是在计算机里存好现成的版式，不过不管是否已经有字段让你填，备忘录/电子邮件的标题通常都包含四个部分：“To”（收件者名字）、“From”（发件人名字）、“Date”（日期，有时候还加上时间）和“Subject”（主旨）。
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有时候还会写上寄件人的办公室号码或部门、传真号码、电话号码和电子邮件地址。
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如果是以电子邮件发送，须在签名下方写上职位及公司、电话号码等。
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图17-1 发给同事的备忘录示例
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自我检查
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你觉得这则信息的语言风格如何？
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你能从中看出发件人和收件人之间的关系吗？
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文字风格
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内部信息该用什么样的文字风格没有绝对的规则，而是取决于几个因素：