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1702601407 假设你必须写个备忘录给总经理,因为她说要看看入门培训课程的初步课表。根据上页的信息,写一份备忘录。
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1702601409 备忘录的文字风格显然并不固定。如果是高层主管下达命令或指示给所有员工,通常会采用非常正式的语言;而如果是匆忙之下留个信息给同事,你可能会采用非常口语的语言,甚至还用到笑话和俚语。写给上层主管时,你在文字风格上会比写给下属时小心。你必须留意别人喜欢什么、不喜欢什么,留意他们对地位、职位等的态度,留意你自己的职位及你与对方的关系。留意各种线索,但是阐释这些线索时要小心。高层主管可能会用亲切随和的口吻留条信息给你,但是如果你也用这样的口吻写回去,他们可能反而会不高兴!如果你在公司里的职位跟总经理比起来还很低,也没跟她见过面,或者只在非常正式的场合见过面,那你的备忘录也许就应像下面这个样子。
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1702601414 图17-2 写给较疏远的同事的典型备忘录
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1702601416 这条备忘录的语气就比较客气谨慎,既不过于自负,也不过于谦卑。作者写出确切的日期,避免总经理不清楚“这个培训课程”到底是什么时候举办,并方便她确定自己到底有没有空。
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1702601418 也许你会想,既然我的职层比总经理低,就不能要求总经理“在……之前”跟我回复。但是因为这则信息是以归纳法组织的,也就是先说明为什么事情有些紧急,然后再要求对方采取行动,因此让总经理知道你何时需要得到答复并不为过。而且“if possible”(如果有可能)这个词也缓和了要求的口气。这暗示你知道总经理还有很多其他工作要处理,但又不能让事情无限期地拖下去。
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1702601423 沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) [:1702591495]
1702601424 沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) 17.3 电子邮件与网络礼仪
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1702601426 电子邮件的优缺点
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1702601428 严格来说,电子邮件就跟传真一样,只是一种传送信息的方式,几乎所有的信息都可以通过电子邮件传送,如备忘录、信、报告,还有那些成天在发电子邮件的人发来的“让人看不懂的留言”。通过电子邮件传送的信息,依旧应该按照有效沟通的原则去撰拟。但是电子邮件在今天的商务场合上使用得如此频繁,因此它已经发展出自己的特色,有好的,也有坏的。
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1702601430 优点
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1702601434 非常便宜,通常只需要市内电话的费用,即使是发到国外。
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1702601436 你可以一次把信息发给好几个人,费用还是跟发一则信息一样。
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1702601438 只要对方在线,立刻就可以收到信息。
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1702601440 通常以纯文本形式传送,不必担心版面、字体等后设沟通因素,只需专心注意措辞。
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1702601442 由于简单方便,不受时间和时差的限制,因此现在比电话更常用。
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1702601444 内容可以很简单,也可以附带复杂的文件,例如信件、报告、照片和图片等以前以传真传送的信息。
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1702601446 缺点
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1702601450 由于电子邮件具有上述的优点,因此它在今天几乎已达到使用过度的地步:有些人一天可以收到上百封电子邮件!
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1702601452 不少人太享受电子邮件的非正式性,邮件里有不少拼错和遗漏的字,不仅使对方看不懂,还留下不好的印象!
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1702601454 无法显示你的语调等,因此容易产生误解,使对方觉得你唐突冒失或蛮横,即使你并无此意。因此,礼貌还是很重要,就跟面对面沟通时一样。
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