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假设你必须写个备忘录给总经理，因为她说要看看入门培训课程的初步课表。根据上页的信息，写一份备忘录。
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备忘录的文字风格显然并不固定。如果是高层主管下达命令或指示给所有员工，通常会采用非常正式的语言；而如果是匆忙之下留个信息给同事，你可能会采用非常口语的语言，甚至还用到笑话和俚语。写给上层主管时，你在文字风格上会比写给下属时小心。你必须留意别人喜欢什么、不喜欢什么，留意他们对地位、职位等的态度，留意你自己的职位及你与对方的关系。留意各种线索，但是阐释这些线索时要小心。高层主管可能会用亲切随和的口吻留条信息给你，但是如果你也用这样的口吻写回去，他们可能反而会不高兴！如果你在公司里的职位跟总经理比起来还很低，也没跟她见过面，或者只在非常正式的场合见过面，那你的备忘录也许就应像下面这个样子。
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图17-2 写给较疏远的同事的典型备忘录
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这条备忘录的语气就比较客气谨慎，既不过于自负，也不过于谦卑。作者写出确切的日期，避免总经理不清楚“这个培训课程”到底是什么时候举办，并方便她确定自己到底有没有空。
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也许你会想，既然我的职层比总经理低，就不能要求总经理“在……之前”跟我回复。但是因为这则信息是以归纳法组织的，也就是先说明为什么事情有些紧急，然后再要求对方采取行动，因此让总经理知道你何时需要得到答复并不为过。而且“if possible”（如果有可能）这个词也缓和了要求的口气。这暗示你知道总经理还有很多其他工作要处理，但又不能让事情无限期地拖下去。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） [:1702591495]
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.3 电子邮件与网络礼仪
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电子邮件的优缺点
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严格来说，电子邮件就跟传真一样，只是一种传送信息的方式，几乎所有的信息都可以通过电子邮件传送，如备忘录、信、报告，还有那些成天在发电子邮件的人发来的“让人看不懂的留言”。通过电子邮件传送的信息，依旧应该按照有效沟通的原则去撰拟。但是电子邮件在今天的商务场合上使用得如此频繁，因此它已经发展出自己的特色，有好的，也有坏的。
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优点
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非常便宜，通常只需要市内电话的费用，即使是发到国外。
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你可以一次把信息发给好几个人，费用还是跟发一则信息一样。
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只要对方在线，立刻就可以收到信息。
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通常以纯文本形式传送，不必担心版面、字体等后设沟通因素，只需专心注意措辞。
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由于简单方便，不受时间和时差的限制，因此现在比电话更常用。
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内容可以很简单，也可以附带复杂的文件，例如信件、报告、照片和图片等以前以传真传送的信息。
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缺点
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由于电子邮件具有上述的优点，因此它在今天几乎已达到使用过度的地步：有些人一天可以收到上百封电子邮件！
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不少人太享受电子邮件的非正式性，邮件里有不少拼错和遗漏的字，不仅使对方看不懂，还留下不好的印象！
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无法显示你的语调等，因此容易产生误解，使对方觉得你唐突冒失或蛮横，即使你并无此意。因此，礼貌还是很重要，就跟面对面沟通时一样。
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