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如同图释，太多缩写，例如BTW（by the way，顺便一提）、TIA （thanks in advance，先谢谢了）、IIRC（if I remember correctly，如果我记得没错），会使对方阅读起来很吃力，甚至看不懂。
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回信时附上原来的来信，并把内容编辑一下，删掉无关的内容。
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签名的部分应该限制在四行内，太长、图案太多的签名会使整个画面太杂乱。
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除非你确定对方能够打开附件，否则不要发附件。
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照片和小型文件尽量放到邮件里面，不要以附件传送。这样对方比较容易处理。
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不要发文件太大的附件，如果附件的文件大，在主旨行就先警告对方。如果纯文本无法让你设计想要的格式，那就用RTF格式。
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确定地址没有打错或选错。检查再检查，打错或选错地址非常容易发生。
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确认你的回复设定：我们很容易就选到“回复给所有人”的选项。结果可能会很尴尬，收到信的人也觉得被骚扰。
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绝对不要立刻就按“发送”键，尤其是回复一封令你生气的邮件时，不然你可能会后悔。先等一天，想一想！
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定期清理信箱：如果信箱满了，会收不到邮件。
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了解和遵守公司的网络规矩与安全守则。
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不要把面对面的沟通给忘了！
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总结：电子邮件与网络礼仪
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电子邮件即时、迅速，通常不用那么正式，其首要原则就是简洁。虽然它要求的基本技术就是能够迅速写出信息，但“正确”依旧很重要。拼写和语法错误也许不如正式信件中那么严重，但仍可能造成误解和困扰。此外，对方还会认为你不懂网络规矩！虽然我们很难定义电子邮件，但是我们应该记住它其实就是一份通过网际网络传送的书面文件。
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记住，所有用计算机打出来的内容，如备忘录、信件、报告、表格和问卷等，都可以通过电子邮件传送。电子邮件只是一种快速的传递方式，被我们拿来快速发送留言和备忘录。虽然电子邮件已经产生自己的特色，但是使用时还是要谨慎！
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作 业
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选一个你和同事正在从事的项目企划。两人一组，一个当组长，一个当企划管理，想象如果企划管理手下有10个小组组长，每个组长每天会发给他10封电子邮件，那么他每天就要阅读100封相关的邮件！因此现在有垃圾信件过滤系统，依据邮件主题为你挑出重要的邮件。
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企划组长：写5封电子邮件，每封信的英文主题不要超过四个词，中文主题不要超过10个字，目标是使邮件不会被归为垃圾邮件，能够通过垃圾信件过滤系统，被对方阅读到。
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企划管理：根据这些主题决定你要阅读哪些邮件，按照什么顺序阅读。
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如果你们是在团体内进行这个练习，让大家看看邮件的全文，判断企划管理决定的顺序是否恰当？可以怎么改善这些主题？头脑风暴一下，想想可以用哪些不寻常却意义明确的关键词？试着把每个英文主题缩减到一个词，中文主题缩减到五个字。
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作 业
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从报纸或杂志上找一篇文章。把内容用六个（或三个，或一个）项目符号总结出来。再看看文章的标题，把标题改成邮件主题，长度最多四个英文单词。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.4 传 真
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