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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） [:1702591496]
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.4 传 真
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在电子邮件出现之前，传真机恐怕是上个世纪商务用品中最伟大的发明，因为它比邮寄更快速、更便宜、更有效率。就如“传真”字面上的意义，传真依旧是一个快速传送文件原件的方式，如图表、地图、商务文件等。而对许多人来说，比起把文件扫描出来，再以电子邮件传送出去，传真还是方便多了。唯一的限制就是寄件人与收件人的传真机功能（纸张大小等），以及需要在文件上或第一页上加上某种形式的“信头”，见图17-3所示：
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图17-3 典型的传真信头
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寄件人的姓名、机构和传真号码；
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收件人的姓名、机构和传真号码；
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寄件人的电话号码，这样有问题时可以打电话；
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传真的页数（包括信头页），这样对方就知道会收到多少页；
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最好加上一行主题，就跟其他形式的商务沟通一样。
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一则简单的、手写的留言附上一个传真信头，就可以立刻以传真传送，许多文字处理软件也附有传真信头样板，你只需要把内容打上去或写上去，或是把它加到另外一份文件上。
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此外，传真的信息本身就只需要按照信件、备忘录或报告的原则撰写即可，视你要传真的内容是什么。但是请记住，文件从对方的传真机印出来时，什么人都可以看到，所以如果是敏感或机密的信息，就不适合以传真传送。
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尽管传真在今天多被电子邮件所取代，但传真还是很有用，而且对不是整天坐在计算机前的人来说，它的速度与便利仍然无可取代。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.5 明信片与回复卡
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明信片和回复卡可以快速便宜地把商务信息传送给大众，因此在今天依旧有其价值。它省下了撰写长信、折叠信纸、封信封、贴邮票等的费用与时间。
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这些明信片通常都是因应常见的商务沟通需求事先印好的，如确认收到信件、订单等，回复卡则是为了方便对方答复（见图17-4和17-5）。回复卡的邮资通常由收件人支付，使对方更有意愿回复。
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主旨、称呼和信息都写在卡片的同一面。寄件人的地址在这里不写出，因为盖邮戳的那一面就已经有寄件人地址。有各式各样的人会收到这张卡片，因此信息的语气要中庸一点，但是同时要亲切有礼，才不会给人“冷冰冰、机械化”的感觉。然而，在今天我们总是收到太多太多的广告传单和垃圾邮件，因此如果你要采取这种做法，先确定这真的是最好的沟通方式。
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图17-4 邮资已付的回复卡
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图17-5 事先印好的明信片