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传真的页数（包括信头页），这样对方就知道会收到多少页；
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最好加上一行主题，就跟其他形式的商务沟通一样。
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一则简单的、手写的留言附上一个传真信头，就可以立刻以传真传送，许多文字处理软件也附有传真信头样板，你只需要把内容打上去或写上去，或是把它加到另外一份文件上。
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此外，传真的信息本身就只需要按照信件、备忘录或报告的原则撰写即可，视你要传真的内容是什么。但是请记住，文件从对方的传真机印出来时，什么人都可以看到，所以如果是敏感或机密的信息，就不适合以传真传送。
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尽管传真在今天多被电子邮件所取代，但传真还是很有用，而且对不是整天坐在计算机前的人来说，它的速度与便利仍然无可取代。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.5 明信片与回复卡
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明信片和回复卡可以快速便宜地把商务信息传送给大众，因此在今天依旧有其价值。它省下了撰写长信、折叠信纸、封信封、贴邮票等的费用与时间。
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这些明信片通常都是因应常见的商务沟通需求事先印好的，如确认收到信件、订单等，回复卡则是为了方便对方答复（见图17-4和17-5）。回复卡的邮资通常由收件人支付，使对方更有意愿回复。
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主旨、称呼和信息都写在卡片的同一面。寄件人的地址在这里不写出，因为盖邮戳的那一面就已经有寄件人地址。有各式各样的人会收到这张卡片，因此信息的语气要中庸一点，但是同时要亲切有礼，才不会给人“冷冰冰、机械化”的感觉。然而，在今天我们总是收到太多太多的广告传单和垃圾邮件，因此如果你要采取这种做法，先确定这真的是最好的沟通方式。
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图17-4 邮资已付的回复卡
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图17-5 事先印好的明信片
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） [:1702591498]
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.6 短 信
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短信的广泛使用
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传短信（SMS，Short Message Service），也就是通过手机传送书面信息，再也不是青少年、学生和舞厅里因为音乐太大声而无法讲电话的人的特权了！2007年底，英国境内一个月传送的短信量是50亿，在中国则是5,000亿！下面是一些使用短信的情况：
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↳ 房地产经纪人现在会发短信给顾客，通知顾客现在有新的房地产上市；房地产经纪公司会发短信给房东，通知他房租已经汇入他的账户；并发短信给卖主，随时通知他产业买卖的最新进展。
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↳ 人力资源公司会发短信给客户，询问他是否对新出现的职位空缺有兴趣。
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↳ CD店会发短信给登记过的顾客，通知最新出版的CD。之后顾客可以打电话到店里，听听最新专辑的节录，如果喜欢，就可以直接在电话上订购。
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↳ 考试委员会会把考试成绩用短信发考生。