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先确定采用问卷是获得信息的最好方式。
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问题的问法要不偏不倚,才不会左右对方的答案。
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问题要简短,避免太长、太复杂的问题。
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问题要直接,不要模棱两可。
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确定你想得到什么信息,想想你要如何收集、分析和呈现这些信息。
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尽量把问题设计成是非题,只需要勾选“是/不是”就可以让你得到信息,想办法让你得到的答案容易处理。
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按照逻辑顺序安排问题。
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依据专家的问卷采样技巧谨慎选择你的样本,也就是填卷人。
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找一个“先驱团体”,也就是一小群与将来真正的填表人类似、但是不会参加研究过程的人来测试你的问卷。这是表格设计和问卷设计中不可或缺的一步。因为不管你作了多周全的思考,还是经常会遗漏掉什么,而对你来说再清楚不过的内容,对他人来说还是有可能不好懂。
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版面要清晰美观,使问卷阅读、作答和回收都很方便。
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沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧(修订第5版) 17.8 总结:其他文书任务
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许多人被问到在工作上常需要写些什么东西时,会说他们从来没写过信,从来没写过报告,但是得经常写些该机构及其业务特有的文书形式。在本书里我们很难涵盖所有的商务文书形式。因此,再提醒一次,以最基本的问题作为指导原则:原因?内容?对象?方式?地点?时间?
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作 业
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假设主管要你进行一项研究,并写份报告。研究过程中你必须将问卷寄给当地几间机构,请他们提供某些信息。你跟这几间机构没有接触过,因此他们对你的来信完全没有心理准备,而且你其实是在要求对方在忙碌中抽空免费帮你一个忙,提供你需要的信息。
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因此你必须谨慎地选择信中的语气和风格,以留下好印象,并使对方乐意提供你需要的信息。你的问卷要让对方容易回答,要能够激起对方的兴趣,因而乐意填写你的问卷。
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1. 仔细思考这个状况,列一个“不要做的事情”表,用来在计划和撰写信件时提醒自己。
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2. 自己构想一个实际的研究计划,如果你目前手上正好有一个研究计划,那就更好。决定好你要写信给哪些机构,然后拟定信的内容,记住第14章说明过的写信技巧,以及你为“写信索取信息”列出的“不要”表。
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信件写好之后,按照下面的列表进行检查。
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写信索取信息时,不要——
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索取可能是机密的信息;
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让你的信难以理解;
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把信寄给错误的人(比如说,寄给无法或不愿协助你的人);
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