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18.1 什么时候该用图表？
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没错，有时候光是有图片就够了，但是我们最好还是把视觉沟通当做语言沟通的辅助。在本章，我们就来探讨如何利用图片──
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加强我们的信息！
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使信息更容易吸收理解！
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提供变化，使对方接收信息起来更轻松！
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看看下面的报告摘录：
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布里斯托地区的10家报刊文具店，被选出测试两种展示架售出贺卡的效果。10家商店分别以英文字母A到J表示。
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从3月15日到3月20日之间，三种贺卡的总售出量有记录。在此期间，由两种不同的展示架展示这三种贺卡，其中五家店的展示架是传统的阶梯型展示架，1.5米宽，有塑料贴面及透明塑料分隔。另外五家店的展示架是金属旋转型展示架，直径0.75米。商店A、C、D、G、I使用传统的展示架，商店B、E、F、H、J使用旋转型展示架。
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在六天测试期（周一到周六），三种贺卡的总售出量为：商店A、B、C、D分别售出174、410、220、187份，商店E、F、G、H分别售出435、475、286、575份，商店I售出275份，商店J售出525份。贺卡售出量与展示架的类型显示出明显的关联，在曼彻斯特与阿伯丁进行的类似研究也显示出同样的关联……
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上面的内容摘录自一份研究报告。里面的信息你吸收了多少？贺卡售出量与产示架类型的关联真的很“明显”吗？
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作 业
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继续读下去之前，用最有效率的图表呈现上面的信息。
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统计资料
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大部分的商务沟通都牵涉到呈现事实，以协助决策过程。这些事实常常是数字或统计数据，但是如同我们在上面的例子中看到的，这些统计资料的呈现方式往往使事实更混乱，而不是使事实更清楚。统计数据的功能可能是：
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历史性质的：显示过去发生的事
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比较性质的：用以比较不同的事物或不同的时期
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预测性质的：用来预测未来可能会发生的事
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换句话说，统计数据是要使用的，但是要能够使用它，我们必须能够先理解它，而呈现数据的人有义务把数据清楚呈现出来，让需要这份信息的人能够立刻掌握住其中最重要的想法和概念。要达到这个目的，不管是口头或书面的报告，都应该把信息快速、清楚、完整地传达给对方。有人曾经估计：
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为员工准备自发性阅读资料，每花10英镑，有3英镑是浪费掉的。
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为顾客和大众印制书面资料，每花10英镑，有4英镑是浪费掉的。
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写信给股东，每花10英镑，有4英镑是浪费掉的。
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为主管准备必要的阅读资料，每花10英镑，有8英镑是浪费掉的。
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虽然这个估计也许有些夸张，但是很多数据，尤其是书面数据，的确没有按照其该使用的方式被使用，而完成这些数据所花的费用远超过数据本身的价值。尤其是随着更先进的信息处理设备出现，机构往往更容易生产各式各样的信息，使得读者见树不见林。因此，信息的生产者（报告的撰写人或演讲人）有义务为读者指出各种信息之间的重要关联，并从所有的信息中挑出对读者有用的部分。在本章，我们会讨论：
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