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如果做得美观顺眼，能抓住对方的注意力。
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迅速把最大量的信息传达出来。
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如果不过于复杂，能够加速理解。
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在文字之外增加一些变化。
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简单迅速地呈现出整体趋势。
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方便读者挑出特定的数据。
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方便读者看出关联。
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加强文字信息。
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明显展示出差异。
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让读者或听众看到图示前，一定要先让他做好心理准备。视觉图像迫使你的读者停顿下来，以弄清图示的目的，而这个停顿会降低阅读的流畅性。因此，事先告诉读者，接下来有图示了。不需要有多长的提醒，简单提一下就可以了，例如：“在下表中（图6）可看到，薪水增加了10%，而销售量只增长了5%。”
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永远不要假定你的读者会自动研读你的图示，就算他看了，你也无法保证他会以你预期的方式阐释你的图示。因此，光是写“表6在第9页”或“请看这个图表”并不够，你还要解释你企图用这个图或表传达出什么信息。
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记住，视觉辅助只是辅助。也就是说，它应该辅助文字，而非取代文字。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 18.2 统计信息
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文字说明
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大多数的人都无法立刻吸收文字中的一连串数字，因此也无法看出该信息的意义，或是挑出特别重要或具有特别意义的数字。但是即使是在这样的呈现方式中，你仍旧可以突出强调特定的数字，并点出重要的比较结果。如：
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根据MSL国际主管招募顾问的调查显示，比起通过口耳相传或职业介绍所，人事部经理直接回复招聘广告更容易找到工作。26%的人事部经理是直接向招聘广告应聘，16%则是通过职业介绍所。只有4%是通过口耳相传找到工作，而没有一个人是被猎头公司网罗。总经理则较容易通过校友网络或猎头公司找到工作。42%的总经理即通过这种方式找到工作。猎头公司和校友网络也是年薪超过3万英镑的经理最常找到工作的渠道。在年薪不到3万英镑的经理中，直接向招聘广告应聘是最常见的做法。
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上面这段文字至少点出了重要的数字和比较结果，但是这些信息不是很好消化，听起来也很难吸收。但如果当做图表的说明，这段文字就能够为读者强调出重要的数字和比较结果。除了像这样用文字说明，最常用的图表方式就是表格、曲线图和直方图，而这几个基本的种类还有很多变化和合并的方式。
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表 格
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严格说来，表格不算图表，但讨论视觉辅助工具时通常也会一起讨论表格，因为跟文字说明比较起来，表格还是具有不同的视觉效果。表格是最简单的视觉辅助形式，以竖排和横排把数字整齐地呈现出来，让读者迅速掌握这些数字的意义，同时把不是那么重要的数字从考虑中排除掉。表格有以下优点：
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可以用很小的空间呈现大量的数据。
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方便查找：要进行比较和对照很容易，要找出特定的数字也很容易。
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