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1702602711 练习9-2
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1702602715 错。这是民主式的领导风格。权威式的领导风格是:设定目标、计划活动等皆由领导者主导,不与成员分享领导权。
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1702602717 对。有效的参与表示你至少知道领导者负有哪些责任与功能,愿意担起这些功能,尤其是与“维持团队”有关的功能(在领导风格允许的状况下)。身为有效率的参与者,你也不会一场会开下来一句话也不说,让大家听不到你的想法,也无法从你的知识与经历中受益;你会看准时机发言,把自己有用的想法贡献给团队。
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1702602719 错。例行事项和不需要花太多时间讨论的事项应该安排在最开始,但是主席要控制好讨论这些事项的时间,好有足够的时间讨论后面更复杂的议题。
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1702602721 错。应该在仔细定义和诊断过问题后,才开始建议解决的办法,否则最后被解决的可能根本不是原来的问题。
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1702602723 对。良好沟通的基本原则考虑到目的、听众、时间、双向沟通、倾听等,都适用于开会中的参与。
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1702602725 练习9-3
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1702602729 会议举行的时间和地点应该尽量配合所有成员。
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1702602731 潘恩一开始先说明“开会目的”,这一点没错,但接着他不问大家问题,反而自己一直说个没停,还详细表示自己的意见和经历,反而无法刺激大家的讨论。
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1702602733 克里斯提出提议的理由是“为了让大家早点开完会”。这个理由很正当,而且如果主席潘恩知道自己一开始就应该请大家提议,这个提议早就被提出来了。
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1702602735 “提议”是成员在会议上提出来的行动建议或意见。有人附议后,开始提交大家讨论表决,就称为“动议”。如果会上多数人都同意该动议,它就成为“决议”。在实际运作上,“提议”这个词其实并不常用,因为大多数的提议都已事先经过附议,成为动议。不过如果有人提出提议,但是没有人附议,那该提议就不会被列入讨论。动议的内容应该描述清楚,并采用肯定的说法,许多委员会还要求以书面形式把动议交上来,而且最好在开会前就交上来。无论如何,会议记录应该清楚记下动议的内容,主席也应该时不时就重复一下其内容,这样大家才不会忘了在讨论什么。用肯定的说法也很重要,否则在投票时,赞成某种做法──比如重新采用死刑──的人会发现自己反而应该要投反对票,因为该动议是用否定的说法:“不重新采用死刑。”
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1702602737 开会时什么时候可以发言,也写在委员会或机构的议事规则里,但是一般说来:成员在得到主席允许时,才可以发言,而且一次只能一个人发言。因此“抓准主席的目光”是个值得训练的技巧。发言的人须起立。这时发言人就有发言权。发言人必须对着主席说话,而不是对会议上任何一个人说话。因此会议上会常听到“主席先生/主席女士”这个词。
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1702602739 都是跟议事规则有关的词:
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1702602741 (a)+(d)议事程序问题牵涉到讨论的行为或程序。比如说,你可以提出说发言人离题了,大家没有遵照议事规则进行讨论,或是有人用语不当。我觉得哈洛“提出议事程序问题”的理由很正当,因为在大家还没决议是否要举办出游前,不应该开始讨论出游的地点。不过,要宣布某个做法是“符合”或“违反议事程序”,是主席的责任,因此主席要了解议事规则。
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1702602743 (b)要求主席回归议事程序──严格来说,要挑战主席,只有两种做法:(一)挑战主席的主持能力;(二)提出主席不信任动议。不过在实际上,一般都会接受主席的裁决,例外的情况很少。
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1702602745 (c)+ (d)提出内容问题是成员请主席允许进行内容上的纠正,或提供或询问信息。人们常用这个做法取得发言权,因此主席有权将其宣布为违法议事程序。
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1702602747 (e)修正案是提议改变原来动议的词,也许删掉几个字,也许增加几个字。修正案也必须有人附议,才能开始讨论,而且必须在继续讨论原动议前,投票进行表决。
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1702602749 主席应该把动议内容清楚地宣读给大家听,确保大家都知道自己到底在表决什么。此外,主席还要了解各种不同的表决方式(不记名投票、举手表决等)及各种表决方式的优点与缺点。
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1702602751 练习11-1
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1702602755 磁性板。这样可以用磁铁来代表家具、员工,吸在板子上呈现你建议的空间安排。会议中有别人提出建议时,你可以随时改变磁铁的位置,让大家看平面图。但使用磁性板的问题是你还需要另外把各种建议记录下来,以方便比较。因此不妨把你建议的空间安排事先印出来发给大家,方便开会中和开会后参考。大型挂纸在30人的会议上不是每个人都可以看得很清楚,因此发给每个人一份讲义也许比较合适,不过还是要看情况而定:开会的房间、座位安排、你想让大家看到多精细的程度等。另一个选择就是可以现场打印的电子白板,只是比较昂贵,也比较少用。你可以把平面图画在白板上,然后把完稿印出来。
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1702602757 讲义。另外把视觉内容印成讲义发给大家,是一个永远值得考虑的做法。不过,发讲义的时机要掌握好:如果早一点发下去,听众有现成的详细资料可参考,但是可能也因此不专心听你演讲;如果太晚或是到了最后才发下去,听众可能会发现自己有些笔记白做了。解决的办法就是在讲解视觉内容时,就告诉听众这张图片最后还会以讲义形式发给大家。
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1702602759 如果你是右撇子,面对听众时,白板或挂纸应该在你的左边。如果你是左撇子,简报架应该在你的右边。在摆设可移动的白板或挂纸时,显然要考虑到这一点,方便你在讲稿和白板之间自然走动。
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