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这个报告的结构是这样设计的：开头有几行字的引言：“5月22至23日，吴仪副总理与保尔森财长分别作为胡锦涛主席和布什总统的特别代表，在华盛顿共同主持第二次中美战略经济对话，对话取得了成功并达到了预期目的”。下面分五个部分来写：一是对话基本情况（人员、议题、气氛、总的评价）。二是对话开幕式（基辛格、吴仪、保尔森先后致词，为会议定调）。三是对话具体内容（共6项，双方陈述意见，有互动和交流）。四是对话成果（对照我方工作方案作出分析和评价，看哪些达到预期目的，哪些没有达到，共识是什么，尚存的分歧是什么）。五是几点体会（双方重视，密切沟通和配合；我方统一步调，协调立场；此次对话成功有利于中美经贸关系平稳发展；相互尊重、平等对话是取得成功的前提；我方应重视存在的问题和挑战；充分发挥机制的作用）。
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会议纪要的写法
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会议纪要有纪实性、提要性和约束性三个特点。一般写法是先有一段导言，交代会议名称、目的、时间、地点、规模、参加人员，用几句话交代主要过程。接下来是纪要的主体部分，写会议情况和主要观点，包括对工作的评价、对问题的分析等，可一条一条写，也可综合写，还可摘要写。主体部分的内容讲求扎实。
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主体部分的写法很多，但有一些常用的套路：
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会议的基本情况通常以“据汇报”开始写一段，即使是不同的部门汇报不同方面的工作，一般情况下也写在一个自然段中。
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会议的主要观点通常以“会议认为”开始，用一个自然段来写，基本上是按照会议主持人在听完汇报后的结论性讲话来措辞。如果是听取部门工作汇报，通常首先对该部门开展有关工作的成绩进行评价，然后指出做好工作要坚持什么原则、处理好什么关系、下一步主要抓好哪几个方面的工作等。有时候也用二到三个自然段来写，分别以“会议指出”、“会议认为”、“会议强调”、“会议明确”作为每自然段的开始。如果是研究部署工作，通常首先对该项工作的重要性作出评价，如上级领导有指示和批示，还要先写上一两句表态的话，再讲一讲学习、传达、贯彻落实领导指示，然后指出做好工作主要抓好哪几个方面的工作等，必要时也用二到三个自然段来写。
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会议议定意见的通常格式是：以“会议经过讨论（研究），议定以下意见”开头，并分别标出“一”、“二”、“三”等等。内容一般包括：会议是否原则通过该文件，是否需要有关部门根据会议提出的意见进行修改后报批、下发，下一步要具体做好什么工作、怎么做好工作。
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会议的议定意见与主要观点一般都是分开写，两者既要紧密联系，表述上又要避免重复。议定意见比较具体，主要写属于操作层面的问题。会议的主要观点比较原则，主要写指导思想等方面的问题。但是，也有一些会议纪要在写完汇报的主要情况之后，直接写会议议定意见，议定意见中先写比较原则的意见，后写比较具体的意见。
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简报的写法
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简报是交流看法和经验、沟通信息、反映情况、报道动态的公文。在外交场合，会谈和会见简报是记载双方交换意见、交涉问题或协调立场的文件。
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简报讲究时效性、简明性，在一定程度上具有新闻的特色。简报的内容有些是机密的，应注意标明密级，限定阅读范围。写外事活动简报通常是先确定一个一目了然的题目，文内应先有个对事由的简单交代，然后写活动和谈话内容。比如：
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×××与×××就中美关系等问题交换意见
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×月×日，×××应约与×××工作午餐，双方就中美关系和共同关心的国际与地区问题交换意见。×××、×××等在座。
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正文根据谈话实际情况写若干部分，都加小标题。在一个议题下一般是谁先谈就先写谁，便于前后呼应，逻辑上比较顺。
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另一写法是不列小标题。谈话虽涉及议题比较多，但不是全面铺开讲，加了小标题反而觉得体例不平衡。写时不分“一、二、三”，而是按谈话的顺序写，并把每件事的呼应写清楚。为避免多个议题一口气写完显得庞杂，也可视情分几小段写，眉目清楚。
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简报讲究“简”和“要”，内容要做到忠于原意、语言不繁、要点不漏。
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上述四种公文写作中常见的毛病往往出在逻辑、结构、内容、语言、语法上。国务院于2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第二十五条之（二）要求，草拟公文应当做到“情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短”。对照这些要求，可发现不少问题。
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许多文章出毛病，一是出在事理不通，二是出在标准不一，三是出在前后矛盾。究其原因，主要是逻辑推理上出了问题，没有根据逻辑规律来认真推敲自己写出的东西。
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我们运用一个概念、使用一个字和词，都要首先明确它究竟是指什么、应该指什么，别人是否明白。如不明白，我们是否要加以说明，如何说明才能使人明白。要考虑先说哪些、后说哪些。如同毛主席所说的，“每件事都要交代六个‘什么’，即什么事、什么人、什么时候、什么地方、什么样子、什么缘故”。要考虑在说明情况之后能作出什么判断，判断是否有牢固的根据。在提出措施建议时，要考虑哪些是主要措施，说明其必要性、可能性，应如何操作。
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有些公文常犯概念不清的毛病。比如有一句“世界发展飞速变化”的话，“发展”和“变化”是两个概念，这样用很不合适。
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此外，写作易犯的毛病还有因果关系失当、情况不明、一文多事、用词不严谨、错用易混词等，这都是应该注意避免的。
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外交人生：我的回忆和感悟
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05 外事工作 Waishi Gongzuo
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