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正文根据谈话实际情况写若干部分，都加小标题。在一个议题下一般是谁先谈就先写谁，便于前后呼应，逻辑上比较顺。
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另一写法是不列小标题。谈话虽涉及议题比较多，但不是全面铺开讲，加了小标题反而觉得体例不平衡。写时不分“一、二、三”，而是按谈话的顺序写，并把每件事的呼应写清楚。为避免多个议题一口气写完显得庞杂，也可视情分几小段写，眉目清楚。
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简报讲究“简”和“要”，内容要做到忠于原意、语言不繁、要点不漏。
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上述四种公文写作中常见的毛病往往出在逻辑、结构、内容、语言、语法上。国务院于2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第二十五条之（二）要求，草拟公文应当做到“情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短”。对照这些要求，可发现不少问题。
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许多文章出毛病，一是出在事理不通，二是出在标准不一，三是出在前后矛盾。究其原因，主要是逻辑推理上出了问题，没有根据逻辑规律来认真推敲自己写出的东西。
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我们运用一个概念、使用一个字和词，都要首先明确它究竟是指什么、应该指什么，别人是否明白。如不明白，我们是否要加以说明，如何说明才能使人明白。要考虑先说哪些、后说哪些。如同毛主席所说的，“每件事都要交代六个‘什么’，即什么事、什么人、什么时候、什么地方、什么样子、什么缘故”。要考虑在说明情况之后能作出什么判断，判断是否有牢固的根据。在提出措施建议时，要考虑哪些是主要措施，说明其必要性、可能性，应如何操作。
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有些公文常犯概念不清的毛病。比如有一句“世界发展飞速变化”的话，“发展”和“变化”是两个概念，这样用很不合适。
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此外，写作易犯的毛病还有因果关系失当、情况不明、一文多事、用词不严谨、错用易混词等，这都是应该注意避免的。
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外交人生：我的回忆和感悟
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05 外事工作 Waishi Gongzuo
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练好基本功，受益一辈子
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在周恩来总理的亲自关心和带领下，外交部从建部起就十分重视作风建设，形成了学习勤奋、工作严谨、纪律严明的好传统。我庆幸自己1963年大学毕业后有机会进入这样一个重知识、重人才的学习型集体。
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记得周恩来总理当时经常勉励外事干部要四海为家，要有干一番事业的抱负，要一辈子扎扎实实、兢兢业业、勤勤恳恳地学习和掌握外交知识。他提出做好外事工作要练好基本功，要做到“五勤”、“四多”、“一化”。“五勤”是眼勤、耳勤、嘴勤、手勤、腿勤。眼勤是指多读书、多看文件；耳勤是说多听，广泛搜集各方面的信息；嘴勤是指积极主动介绍我国的情况，宣传我国的主张，同时有效地进行外交谈判和外交交涉；手勤是说凡事要亲自动手，决不能养成依赖的作风；腿勤是指广交朋友，不要错过送上门的工作机会。“四多”是讲遇事多思考、多分析研究、多提看法、多实践。“一化”就是讲要学会外语，做到外语化。
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刚入部的那些年，像我们这些年轻人也经常有机会参加总理亲自召集的会议。每次开会，我们的领导都比较紧张，大家都像进考场一样随时准备回答总理的问题。有一次接待澳大利亚代表团，总理会见前在大会堂东大厅北小厅听汇报，他问了许多关于澳大利亚的问题，比如澳大利亚建国的历史、政党情况、行政区划以及外宾的情况等。周总理从司长问起，也问我们这些年轻人。有的问题答得还可以，有的就答不上来，周总理批评我们下工夫不够。他说不了解人家的情况你就不可能同人家有好的交流。
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练好业务基本功，涉及许多方面，有两项是不可缺少的。
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要重视调查研究，积累丰厚的工作资源
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就外事工作而言，调查研究有哪些方面呢？粗线条地分，有形势动态调研、基本情况调研、专题调研、政策实施情况调研。大家都知道，外交部、中联部、安全部、总参二部、社科院、人民日报、新华社、现代国际关系研究院、国际问题研究所等部门都有一批造诣深厚、经验丰富的学者和专家，还有一些专门的期刊和出版物。不少省市级的报刊开辟了国际问题专栏和专版，一些重点高校都办起了国际关系学院或研究中心，关心和专门研究国际问题和对外关系的人越来越多。他们研究的成果既包括动态的，也有静态的，既有综合性的，也有专题的，不少文章内容丰富、可读性强，有参考价值。
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我们全国人大机关的外事调研工作，基础调研占的比重大。政策实施情况的调研是一种实用性调研，与日常工作结合得比较紧密，比如某一国的总统、总理、议长来访，我国领导人访问某个国家或参加某个国际会议，其中达成的共识、签署的协议执行情况怎么样，要作些调查研究，要跟踪，发现问题及时解决。
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2006年8月的中央外事工作会议是一次非常重要、非常成功的会议，我仔细学习了这次会议的所有文件和相关材料，收获很大。戴秉国同志和我聊起这次会议的筹备、文件的起草过程时说，根据中央的要求，为起草各类讲话和文稿，作了浩繁的调查研究，开了无数次座谈会，掌握了大量信息。在此基础上组织力量综合、分析、提炼、起草，初稿形成后再反复修改、加工。这次中央外事工作会议的准备，为我们提供了作好调查研究的成功范例。重视调查研究，善于积累工作资源，最终受益的是自己。
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从周总理那时起，党和国家领导人都一直非常强调外事调研工作。在1966年2月的使节会议上，周总理语重心长地对大使们讲，要对驻在国的社会情况、经济情况认真地进行调查研究，拿出像样的东西来，不能做了多少年还是懵懵懂懂。表面的话、一般的话可以说一通，毫无新意，这不行。你们大使应该做我们的先生，我们要跟你们学习。事物总是有其内在的矛盾，要区分主次，对事物的各个层面进行剖析；个人所处的环境总有局限性，要从多方面来考察问题。一个人的认识总是有限的，要多听不同意见，这样才有利于综合分析，才有利于全面地看问题。考虑问题要一分为二，要讲辩证法。有了一个看法以后，也可以从反面去考虑考虑。
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周总理的这些话我们总是百听不厌，常听常新，认真领会。纵观我国半个多世纪的外交历程，党的历代领导集体一系列重大的外交决策，无一不是在认真调研、科学论证的基础上作出的。调研是做好工作、进行决策的基础，调研本身也是学习，调研的过程就是积累知识、积累工作资源的过程。为什么有的人工作起来得心应手，驾轻就熟，这并不是因为他有超人的天才，而是因为他勤奋、刻苦，因为他花了比别人多出几倍的时间积累知识，掌握了丰厚的工作资源。
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不要当“伸手派”，也不宜过分提倡“拿来主义”。知识的积累要靠自己，要勤看文件，勤查档案，勤查资料，勤写笔记。现在多数同志电脑用得很熟练，这为及时掌握信息提供了便利。虽然我们完全可以从电脑上查资料，但我还是建议大家不要仅仅采用一种方法。做卡片是个老办法、笨办法，但很有用，不应完全放弃，可以作为电脑下载的辅助手段。我自己就是这样做的，抄了许多资料卡片，觉得抄一遍总比看一遍印象深刻；然后把卡片分成类，用时拿出来，不用时摆在那里。这就像工人一样，平时积累了很多机器的零部件，需要的时候就可以进行组装。据了解，不少领导同志都是这么做的。报刊上好的文章，我习惯剪下来贴在活页本上，编了小标签，查找、引用都很方便。各人有各人的方法和习惯。总之，能方便使用就行。
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现在每天要看的东西很多，关于阅读范围问题，也是我经常思考的问题。时间有限，这里就有一个根据工作需要来取舍的问题。根据多年来的经验和体会，我们从事外事工作的，有几样东西是应该认真看的，比如中央领导同志重要的外事谈话简报、外交部负责同志重要会谈的简报、重要的专题研究报告、知名专家学者有分量的学术文章。高质量的请示报告和外事工作总结也要认真阅读，这对工作有好处。在看的过程中，要思考人家的文章为什么能做到内容清晰、逻辑严谨、说理全面、文字顺畅、建议中肯。想一想，比一比，我们为什么把类似的一件事情说得云里雾里，不得要领。
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