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资金管理制度的合理性是指资金管理制度必须符合集团总部和下属企业的业务流程,不能影响到下属企业正常经营活动的开展。
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由于集中式现金管理更强调集团总部对资金的控制,有可能在制定制度和流程时没有充分考虑到各个下属企业的实际经营特点和业务流程的具体情况,从而导致在实践中阻碍下属企业正常经营活动的资金运转。在制定制度的时候,一定要和所有下属企业进行充分沟通,根据每个下属企业的具体情况分别制定不同的资金管理制度和流程,充分体现下属企业的个性化需求,以保证日后制度推行时的顺畅,避免出现因资金集中管理产生的不利影响。
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3.可执行性
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要保证资金管理制度的可执行性,则要求制度的制定过程中企业负责人、企业财务负责人以及生产、销售、供应等部门领导都要共同讨论,积极参与到制度的制定过程中。此外,企业的信息技术部门也要针对IT的规划部署、信息系统的安全性做出判断和安排,参与相关制度的制定和讨论,以保证今后制度在系统中的实现。
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总之,资金管理制度的制定过程也是一个统一思想的过程,需要在企业高层管理人员的领导和推动下,各个下属企业和集团总部各相关部门共同参与,在制度的执行过程中,充分沟通与交流,争取把各种情况考虑周全,以免在日后制度执行过程中产生难以调和的矛盾,尽量减少日后执行过程中对制度的修正甚至推翻重来的情况。
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(二)资金管理制度的主要内容
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在实施集中式现金管理之前,企业集团总部必须在充分调查研究和体现总部和下属企业具体情况的基础上,制定各种资金管理制度。制度是保障现金管理顺利实施的基础,必须做到制度先行。
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一般情况下,以下几个方面的制度是所有实施集中式现金管理的企业所必需的:
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1.账户管理制度
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规范集团总部和下属企业内部账户和银行账户的开立和使用,保护结算单位资金的安全,维护结算单位资金自主支配权。
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2.支付结算制度
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规范结算资金收付行为,保障资金收付活动中当事人的合法权益,加速资金周转,符合《中华人民共和国票据法》和《支付结算办法》以及有关法律、行政法规的相关规定。
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在业务运营过程中,实行适当的责任分离制度。如货币、证券保管与账务记录相分离;业务授权审批与具体经办相分离;前台交易与后台结算相分离;风险评定与业务经办岗位相分离等。在业务操作层,要建立规范的岗位管理及岗位责任制,重点岗位重点管理。
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3.资金收支计划制度
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规范和推行集团资金收支计划的管理工作,以资金收支计划为指导,对集团公司的资金收支进行监控、分析、考核。资金收支计划管理是企业全面预算管理与资金结算管理的桥梁,它提供了资金需求预测、资金下拔、资金收支监控及考核等数据依据,是集团现金管理日常操作的重要手段。
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4.信贷制度
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加强集团贷款管理,规范贷款管理工作的内容和运行程序,提高信贷资产的质量。
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需要明确办理贷款的权限,即哪些部门和下属企业有权向银行单独申请贷款。在贷款责任部门和企业内部建立以贷款立项、调查、审定、贷款决策、贷款检查监督为基本内容的信贷管理责任制度,严格责权范围和贷款程序;建立信贷风险监测及预警体系,科学量化指标;改善贷前、贷中、贷后全过程的业务管理及业务操作人员行为控制制度。
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5.投资制度
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需要明确投资的权限,即哪些部门和下属企业有权进行投资。明确投资的范围和品种,规范投资的决策和操作流程,保证投资活动科学、规范、高效运作,有效防范金融风险。
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6.核算制度
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按照授权分责、监督制约、财务核对、安全谨慎等原则建立严密的资金结算会计控制制度,准确及时地进行相关账务处理,保存有关会计资料。
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7.稽核制度
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以规章制度保证稽核部门的权威性与独立性,稽核部门独立行使内部监督职能。用制度保证定期对业务进行全面稽核,同时根据需要安排一定数量的专项稽核。
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