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2.建立审批流程机制
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企业应当建立严格的审批机制,以减少相关权利的不合理使用。明确审批人对资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理资金业务的职责范围和工作要求。
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3.建立内控规章制度
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主要包括《企业财务管理办法》、《企业预算管理暂行办法》、《资金计划管理办法》、《企业资金授权审批管理办法》等与资金管理相关的制度。
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(二)事中控制,保障货币资金安全性、完整性、合法性和效益性
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1.资金安全性控制
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资金安全性控制范围包括现金、银行存款、其他货币资金、应收应付票据的控制。主要方法有账面盘点控制、库存限额控制、实物隔离控制等。
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2.资金完整性控制
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即所有资金收支业务均按规定记入相关账户,保证资金全部入账,杜绝资金体外循环等违法行为发生。控制方法主要有:收据控制、银行对账单控制、往来账核对控制等。
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3.资金合法性控制
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主要是针对资金收付业务,要按照严格的授权审批和支付流程,合规合法地办理各项支付业务,重点控制大额资金的支付;通过严密的内部审计监督,及时发现不合法的资金收付行为。
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4.资金效益性控制
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即通过运用各种筹资投资手段,合理高效地持有和使用资金,实现企业财富最大化的财务管理目标。要加强资金的效益性控制,主要有以下几个方面:确定合理的应收账款水平,加强预付账款的管理,优化资金结构,减少资金浪费。
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(三)事后监督,注重信息反馈
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在现金管理过程中,除事前防范,事中控制环节之外,事后监督也是必不可少的环节。合理监督保证了现金管理目标的实用性和科学性,并可根据监督反馈的实际信息,随时采取调整措施,以保证管理更为科学、合理和有效。
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1.加强企业内部审计工作
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内部审计是监督的一个重要手段。企业首先应加强内审机构的权威和职能,健全内部审计监督控制机制。
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内部审计工作需由企业内独立于各下属单位部门的审计部门统一组织,内部审计人员既可常规性地审查下属单位资金管理制度的遵守情况,又可以专门针对资金使用中的某一问题进行审查,如是否私设了小金库、是否存在应收账款不实等。对于审计中发现的问题,应向高层管理者直接汇报并及时对相关责任单位和个人进行处理。
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2.推行现金稽查管理制度
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为了保证资金的安全完整,使其得到合理使用,在现金管理部门应设立现金管理稽查部门,使他们能够有效配合审计、纪检部门开展相关工作,对大额资金和经营资金的使用情况,实行跟踪稽查和定期或不定期的检查,并写出专题稽查报告,对发现的问题予以通报批评,可以实行相关处罚措施,并要求进行限期整改。
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3.健全企业绩效指标考评
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企业在规范集团现金管理的同时,还要建立合理的考核标准和程序。可以通过与企业绩效考核挂钩等各种形式,将各部门的资金管理状况与部门的业绩指标挂钩,做到资金管理的责、权、利相结合,充分调动现金管理部门员工的积极性,促使他们能够更好地开展现金管理工作,保证各项工作落到实处。
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在具体操作上企业首先应实行分级归口控制机制,做到统一领导、分级管理、归口掌握、责任到人。制定分层次的奖罚制度,对不同层次的责任中心进行考评,奖勤罚懒,奖罚分明,激发责任者完成受托责任的干劲。
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