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案例 再全、再新的规则,仍有其局限性,即无法具体而微。作为弥补,案例成为不二之选。投行工作实践性很强,有无先例、有无类似案例,这对写材料来说很有启发和帮助。行业方面的案例、规则运用方面的案例、解决类似实践问题的案例等,不妨广泛搜罗、收集、整理、钻研,以便为我所用。
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框架 写材料时,搭架子很重要。换句话说,要把文章的结构搞清楚。根据经验,不妨把招股书(或募集书)、行业分类、年报格式、财报附注、会计准则、报表科目、核查要素等,编辑为朗朗上口的口诀,即使不能背诵,也要非常熟悉,知道整体框架和核心部分,写的过程中就会起到提纲挈领、纲举目张的作用。
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分工 投行项目执行无疑依靠团队力量,合理分工与密切合作是工作题中之义。很多时候,材料写得不好,不仅因为基本功差、写作能力差等,也因为团队分工、安排等不合理。有法律基础的可以多写非财务部分,有财务基础的可以多写财务内容,熟悉行业的可以多写业务技术方面的内容,等等。同时,要把框架结构、起承转合、主要观点和思路、注意要点和问题等向项目成员交代清楚,要把格式、简称等事先予以统一,要让不同的人同时撰写不同部分,而且做到相互照应,这些安排都会提高效率。
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观点 现在的投行工作文件,真正高质量的可能不是很多,因为很多都是文字堆砌,没有观点提炼,通俗地讲,就是缺少“干货”,没有做到“简明扼要”。要把问题研究透,把事情真正搞清楚,把曲曲折折的逻辑、道理深入浅出地表述出来,要有实实在在的思想、观点,观点明确、思想清晰、论述充分、表达到位,这样的材料才是好材料。
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语言 语言非常重要。曾国藩有言:“古之知道者,未有不明于文字者也。能文而不能知道者或有矣,乌有知道而不明文者乎?”“国藩窃谓今日欲明先王之道,不得不以精研文字为要务。”写作能力差的人,项目材料质量肯定不行。
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简称 无论是普通名词或专业术语,简称的运用要有一定之规,不可随意。所谓“名不正言不顺”,写材料的时候,先要把各种名词术语的含义弄明白,把这些主体或事物的关系搞清楚,然后简化其称呼,提高语言组织与理解的效率。
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格式 投行材料的“干货”毕竟有限,很多时候形式比内容还重要。无论是PPT还是Word文档,怎么强调格式都不过分,说白了,就是要尽量做到美轮美奂、赏心悦目。孙正义认为,视觉冲击有时比内容还重要,因为人对于直观的东西印象更深。格式涉及各个方面的细节,小到标点、间距、字体、线条、图形、时间等,每个细节都藏有魔鬼。
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检查 材料写到一定程度,检查必不可少。除了在电子文件上检查,根据经验,重要文件必须打印出来,逐段、逐句乃至逐字检查。检查一遍不行,有时还得检查两遍、三遍甚至更多次;一人检查不行,有时还得不同的人从不同角度检查、对照、斟酌。
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修改 对于有些材料,或者对于好的写手,当然会有一气呵成的时候,不过总的来说,券商材料无一不是在反复修改中成熟的。材料不要怕改,改的过程,不仅是改正错误,很多时候主要是在完善与提高上下工夫。修改是没有止境的,所以投行材料永远没有完全满意一说,究竟何时打住,要视时间和需要定。最低限度的要求是,不能出现低级错误,不可“摆乌龙”。现实中这样例子并不鲜见,严重的时候不仅被监管部门处罚,更重要的是自己为天下笑,情何以堪!
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用印
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“用印”涉及以下诸因素。
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区区“用印”会成为影响项目执行效率的专题因素,乍看之下似乎令人费解,是否小题大做?其实不然。大大小小的组织都存在官僚主义,其重要表现形式即签字、盖章相关程序,这背后代表的是风险控制,同时也代表了规范与权力。投行项目有时时间要求很强,而用印方面往往非常费时、费力,有专题分解之必要。
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流程 以券商通常情况为例,目前投行项目涉及的批准流程有两类:一是项目流程;一是盖章流程。两者并行,且均以电子方式进行。项目流程包括立项、内核、反馈、核查等事项的流程;盖章流程包括合同、申报材料等各种文件的签字、盖章流程。比如,立项(快速立项)流程主要路线为:起草人→业务部负责人→形式审核员→内核责任人→运营负责人→质控负责人→资本市场部负责人→立项委员会负责人→起草人,先后要经过8人之手,涉及一级或二级部门有5个之多(业务部、运营部、质控部、资本市场部、投行部)。又比如,合同用印流程路线为:起草人→投行秘书(预审)→业务主管→部门负责人→投行秘书→法律部秘书→法律部审核员→法律部负责人→法律部秘书→公司秘书→公司分管领导→公司秘书→综合管理部→起草人,涉及5个一级或二级部门或公司领导,前后13人(次)经手处理,其中投行秘书、法律部秘书、公司秘书等每人经手处理两次。这些流程是否合理或许是一个问题,不过,这里强调的是项目执行人员一定要清楚流程、理解流程。
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问询 起草文件时,首先自己要熟悉相关规定,包括各种通知、提示、要求等,无论正式或非正式的,都要专门花时间,注意收集、整理。功夫在诗外,是否熟悉相关细节要求,就看平时心细不细,手勤不勤。如果不清楚相关情况,一定要虚心问别人。可以问谁呢?主要是部门秘书和有过相关经验的人,要不耻下问,才能心里有数。
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抬头 文件抬头和相关格式很重要,各类公文或规范文件一般都有相应的模板,要把模板搞清楚,不清楚就问相关熟悉的人或者行政秘书,细微处往往见办事能力和工作作风。
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份数 份数可以留些富余,但以符合公司规定和满足实际需要为原则。多出的签章页预留备用,并按照操作规程存放。预留签章的做法必须慎重,弄不好会出纰漏,闹笑话。曾有这样的例子,在发审会环节上发现文不对题,恰因预留印鉴所致。
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签章 分清楚签名或盖章,签名分清是亲笔签名还是人名章。这本来无足轻重,但是监管部门有时会有特别要求,不管有无道理,在规定改变之前,取巧会冒很大风险,不如老老实实执行。
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跟踪 文件起草后,开始履行相关程序。作为起草人或者相关经办人,最大的任务就是跟踪和催促。不要怕烦,也不要嫌繁,不要怕打扰别人,不要怕惊动领导。跟踪的方式就是时刻盯住程序已到哪一步,接着该到哪一步;催问的方式就是发短信、打电话,或者直接通过相关熟悉的人员或领导予以协调、督促。这方面必须主动、殷勤、耐心、不依不饶。
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协调 遇有特殊情况,或流程未必合理,或程序可能通融,或当事人时有不便、事有不巧等,必须进行协调。大的、难的协调工作主要由业务部、投行部或更高级别领导出面,但项目人员自己也要有很强的沟通和协调能力。
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财务 与项目执行相关的财务流程相对简单,日常事务涉及主要是差旅财务报销等内容。这里特别强调,票据要随时清理,报销要及时进行。项目工作必然时时发生费用,打车、吃饭、住宿等,不一而足,要之每次发生费用即专门收集起来,按时间、事件或其他标准分类存放,一事完毕即抽时间处理发票和填报电子单据,不可越积越多,积重难返。为什么提财务报销?因为报销不及时、不准确,在很大程度上会影响公司对项目的财务管理,更重要的是,报销工作有时严重占用员工本人的时间和精力,而且费用核算不清楚、不及时,也会影响项目人员对项目投入产出的体会。
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取件 券商及其他中介的用印文件,监管部门签发的有关文件,只要是盖章原件,一般来说都有其特定意义。不管是项目执行的何种环节涉及取件问题,都要及时并合理安排。仅仅为了一个签字或仅仅为了拿到原件,大老远不计代价地飞来飞去,很不合算。应该统筹考虑,节约人力物力,包括考虑代取、电传、邮寄等方式。
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归档 文件归档要养成习惯,无论是电子文档,还是纸质或其他方式的资料。至于用印文件,更要慎重保存。物有归着(条理),原是训练儿童习惯的常见内容,不过很多成人都未必做得很好。
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印刷
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“印刷”环节有以下若干影响因素。
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这些年的投行一线人员,没有人不对“荣大”这个词感到亲切难忘——“荣大”是北京一家知名的快印店,主要为投行申报材料提供打印服务,号称“券商之家”。那里常常彻夜灯火通明,人影绰绰,各家投行常年有人在那里加班加点,赶制材料。我所经历的投行年会,迄今为止最受欢迎的节目就是改编版的《吉祥三宝》,歌词当中的荣大熬夜场景尤其引人共鸣,感人至深。从另一面来讲,印刷环节的辛苦,不仅在印刷工作本身,而且与项目质量、进度、人员等都有关系,这就是执行效率问题。
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