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用印
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“用印”涉及以下诸因素。
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区区“用印”会成为影响项目执行效率的专题因素，乍看之下似乎令人费解，是否小题大做？其实不然。大大小小的组织都存在官僚主义，其重要表现形式即签字、盖章相关程序，这背后代表的是风险控制，同时也代表了规范与权力。投行项目有时时间要求很强，而用印方面往往非常费时、费力，有专题分解之必要。
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流程 以券商通常情况为例，目前投行项目涉及的批准流程有两类：一是项目流程；一是盖章流程。两者并行，且均以电子方式进行。项目流程包括立项、内核、反馈、核查等事项的流程；盖章流程包括合同、申报材料等各种文件的签字、盖章流程。比如，立项（快速立项）流程主要路线为：起草人→业务部负责人→形式审核员→内核责任人→运营负责人→质控负责人→资本市场部负责人→立项委员会负责人→起草人，先后要经过8人之手，涉及一级或二级部门有５个之多（业务部、运营部、质控部、资本市场部、投行部）。又比如，合同用印流程路线为：起草人→投行秘书（预审）→业务主管→部门负责人→投行秘书→法律部秘书→法律部审核员→法律部负责人→法律部秘书→公司秘书→公司分管领导→公司秘书→综合管理部→起草人，涉及５个一级或二级部门或公司领导，前后13人（次）经手处理，其中投行秘书、法律部秘书、公司秘书等每人经手处理两次。这些流程是否合理或许是一个问题，不过，这里强调的是项目执行人员一定要清楚流程、理解流程。
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问询 起草文件时，首先自己要熟悉相关规定，包括各种通知、提示、要求等，无论正式或非正式的，都要专门花时间，注意收集、整理。功夫在诗外，是否熟悉相关细节要求，就看平时心细不细，手勤不勤。如果不清楚相关情况，一定要虚心问别人。可以问谁呢？主要是部门秘书和有过相关经验的人，要不耻下问，才能心里有数。
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抬头 文件抬头和相关格式很重要，各类公文或规范文件一般都有相应的模板，要把模板搞清楚，不清楚就问相关熟悉的人或者行政秘书，细微处往往见办事能力和工作作风。
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份数 份数可以留些富余，但以符合公司规定和满足实际需要为原则。多出的签章页预留备用，并按照操作规程存放。预留签章的做法必须慎重，弄不好会出纰漏，闹笑话。曾有这样的例子，在发审会环节上发现文不对题，恰因预留印鉴所致。
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签章 分清楚签名或盖章，签名分清是亲笔签名还是人名章。这本来无足轻重，但是监管部门有时会有特别要求，不管有无道理，在规定改变之前，取巧会冒很大风险，不如老老实实执行。
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跟踪 文件起草后，开始履行相关程序。作为起草人或者相关经办人，最大的任务就是跟踪和催促。不要怕烦，也不要嫌繁，不要怕打扰别人，不要怕惊动领导。跟踪的方式就是时刻盯住程序已到哪一步，接着该到哪一步；催问的方式就是发短信、打电话，或者直接通过相关熟悉的人员或领导予以协调、督促。这方面必须主动、殷勤、耐心、不依不饶。
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协调 遇有特殊情况，或流程未必合理，或程序可能通融，或当事人时有不便、事有不巧等，必须进行协调。大的、难的协调工作主要由业务部、投行部或更高级别领导出面，但项目人员自己也要有很强的沟通和协调能力。
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财务 与项目执行相关的财务流程相对简单，日常事务涉及主要是差旅财务报销等内容。这里特别强调，票据要随时清理，报销要及时进行。项目工作必然时时发生费用，打车、吃饭、住宿等，不一而足，要之每次发生费用即专门收集起来，按时间、事件或其他标准分类存放，一事完毕即抽时间处理发票和填报电子单据，不可越积越多，积重难返。为什么提财务报销？因为报销不及时、不准确，在很大程度上会影响公司对项目的财务管理，更重要的是，报销工作有时严重占用员工本人的时间和精力，而且费用核算不清楚、不及时，也会影响项目人员对项目投入产出的体会。
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取件 券商及其他中介的用印文件，监管部门签发的有关文件，只要是盖章原件，一般来说都有其特定意义。不管是项目执行的何种环节涉及取件问题，都要及时并合理安排。仅仅为了一个签字或仅仅为了拿到原件，大老远不计代价地飞来飞去，很不合算。应该统筹考虑，节约人力物力，包括考虑代取、电传、邮寄等方式。
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归档 文件归档要养成习惯，无论是电子文档，还是纸质或其他方式的资料。至于用印文件，更要慎重保存。物有归着（条理），原是训练儿童习惯的常见内容，不过很多成人都未必做得很好。
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印刷
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“印刷”环节有以下若干影响因素。
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这些年的投行一线人员，没有人不对“荣大”这个词感到亲切难忘——“荣大”是北京一家知名的快印店，主要为投行申报材料提供打印服务，号称“券商之家”。那里常常彻夜灯火通明，人影绰绰，各家投行常年有人在那里加班加点，赶制材料。我所经历的投行年会，迄今为止最受欢迎的节目就是改编版的《吉祥三宝》，歌词当中的荣大熬夜场景尤其引人共鸣，感人至深。从另一面来讲，印刷环节的辛苦，不仅在印刷工作本身，而且与项目质量、进度、人员等都有关系，这就是执行效率问题。
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准备 若想提高印刷环节的执行效率，首先要做好打印准备工作，所谓“磨刀不误砍柴工”。准备工作包括多个方面，最重要的是文件内容能否定稿。有的项目在打印环节耗时达一周、两周甚至更长时间，原因主要在于文件没法定稿，而文件没法定稿，原因除了文字材料有待统筹、订正之外，主要是有些实务工作、程序、手续等没有完成，例如发行人无法提供某些需要查证的情况（某些数据、事实等），不能及时履行外部或内部程序（盖章、签字文件）或者中介方面没有完成必要的手续。所以，准备工作重点是根据项目情况，提前做好计划，充分考虑各种影响打印的前置事项。经常发生的情况是，准备工作不到位，为了赶时间或占位子（打印现场亦需预约），提前到打印现场进行统稿工作，同时等待有关程序事项的进展，结果发现一大堆问题，相关工作没法有效衔接，严重影响工作进度。
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整理 所谓“整理”，是按照申报文件的清单，逐项整理相关材料，这是准备工作的小结，整理的结果实际上就是准备工作达到何种状态的标志。一般的做法是把清单打印出来，相关文件进行归类、梳理，存在缺漏、错误或其他需要提醒的问题，以折页、画线、即时贴等一一标注出来，或用文件夹、夹子、别针、订书钉等临时归集、分类，必要时另行在记事本上一一记录。
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原件 原件的保管非常重要。对于特定项目的资料，事先应当确定原件保管人员，工作过程中不断形成或收集的各种原件，必须及时交给——尽量做到“当时”交接和“当面”交接——特定保管人员。从操作规程上讲，必须“当次原件当次归位”，意即，即使申报当时并不需要提供原件，仅是日后需要，这种情况下也必须当时而不是日后补做原件。原因何在？补做的、倒签的文件从形式到内容上都极有可能出现纰漏。最好是列出清单，有了原件即做出标记，类似日记账与分类账，显示有什么文件，何时生成，留存几份，等等，一目了然，便于查找和使用，也便于建立项目档案。
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初印 初印是指哪些文件可以或应当提前打印出来，以供检查、核对使用，而不是作为最终版本。除了签字、盖章页（如有错误当然也须更换），中介制作的文件大多需要打印出来校阅。错误很多、尚未成型的文件，一般在电脑里修改，已经比较成熟但须认真检查的文件，必须打印出来才容易发现细微错误。初印是一个必经的程序，对于保证文件质量必不可少。视具体情况，重要的文件应当多次打印，交叉检查，逐句、逐段进行校对。
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扫描 为方便电子存档以及快速打印，涉及签字、盖章的原始文件，应当扫描下来。扫描的文件可以直接套印页码，方便审核人员查找，而且，有了分级页码，日后查阅也比较方便。扫描工作大多交给打印店专业人员完成，因为涉及一些技术处理，处理后再打印比较美观。
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形式 形式包括多层意思。首先是文件格式，每个文件，尤其是包含图表的文件，一定要注意格式的整齐、简洁、一致、美观。这里能够看出文件制作人员运用各类办公软件的能力，包括美工方面的素养。其次是整体文件格式，包括目录、引注、封面以及每个文件之间的隔页、舌页等是否衔接、配套，打印店的专业人员在这方面要下很大工夫，当然，他们往往积累有相对固定的模板，项目组也可以依据模板进行适当的改良、创新。
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核对 核对是在文件制作基本完成的情况下进行的，不是指在文件制作过程中的核对——实际上，任何文件的制作过程同时也是某种“核对”过程。核对首先是核对文件的必备要素，如招股书、募集书、尽调报告、律师意见、报表附注等，涉及方方面面的监管规定，一定要严格对照格式化的规定，条分缕析地对照、分析，查漏补缺，及时修改；其次要核对文件的内容、观点，实际上是文件内在质量提高的过程，关键是核对观点与依据；最后，还要核对文件格式、目录、清单，力求在外在形式和文件数量等方面不出问题。
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检查 检查是接近尾声的一道工序，与核对的区别在于，核对基本上由项目组或发行人的工作人员进行，而检查则主要是投行内核或质控人员进行。另外项目组相关负责人、发行人相关领导或外部顾问（如外聘的财务、法律、行业等方面专家）也可以阅读文件、检查文件质量，对关键内容的表述或整体文件质量提出意见建议。专职内核人员则根据日常申报类似文件的经验，提出一些有明确依据或没有明确依据、但有经验支撑的修改建议。
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光盘 报送光盘是监管部门通常的要求，主要是为了保存资料，对于项目组、发行人来说也有电子存档的作用。一个项目做完了，保留一些电子文档，相比纸质文件，更加方便查找和利用，对于项目本身日后反馈或其他项目借鉴都有好处。不用说，光盘是等定稿之后再刻，如果自用，不一定搞什么装饰图案，但申报用或纪念用的，还是有必要打印出名称，印制上图标、日期等。
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