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四、有节奏地做事
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如果在工作中受到外界因素的打扰,那么工作效率也会大幅度降低,研究表明,人们一般每8分钟就要受到1次打扰,这样每个小时就会被打扰7次,每天达到50~60次。因此很多项目成员在执行任务的时候,常常被外界的事物打乱自己的工作节奏,造成自己的工作效率直线下降。
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那么应该如何避免自己的工作节奏被打乱,又不得罪其他人呢?
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华为项目经理的经验是:成员根据自己的实际情况和工作习惯,在任务执行中不走“弯路”,减少不必要的工作步骤,明确自己的工作方向。公示自己的工作时间,并提前告知别人“正在工作,请勿打扰”。如果有需要和其他成员共同完成的任务要划分出来,提前留出足够的时间,以便和其他成员合作交流,这样一方面可以避免自己的工作节奏受到影响,另一方面也为其他成员节省了时间。
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排除外来的干扰,保证自己工作的节奏,不要轻易被外界影响,这样才能保证项目团队能够在有限的时间里,更快速有效地完成任务。
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培养员工做事细致、周全的习惯,是确保员工能够把项目任务一次做到位的前提。但是习惯也不是一天可以速成的,需要管理者的长期监督和员工的自我监督,身为管理者更要以身作则,在带领好员工的同时,也要把自己的工作一次性做到位,这样才能在员工面前有说服力。如果身为管理者,每天粗枝大叶,做事情马马虎虎,就不要指望员工能够认真谨慎了。只有当任务一次性做到位了,才是真正地节省时间。
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8.确保项目成员之间的沟通顺畅无误
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项目成员之间进行有效的沟通,能够保证项目经理对于项目团队进行有效的管理,一个沟通顺畅的项目团队才能更高效地完成任务。
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华为的一位人力资源部主管在给员工进行任务分配的时候,有的时候会出现一些含糊的指令,比如“把这份文件尽快整理出来”“把这份文件装订得好看一点”等这些让员工无法明确执行的行为,“尽快完成”是多快呢?是一个小时?还是一天?还是一星期?主管没有明确地下达指令,也没有交代具体的完成期限,时间长了,主管和员工之间就造成了一些误会,主管认为员工在完成任务的时候拖拖拉拉,不按照自己的想法做事,而员工认为主管交代任务的时候,故意没有说清楚。
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可见,为了确保项目成员在执行任务的时候,顺畅无误地进行有效的沟通,管理者在传达指令的时候,首先要厘清自己的思绪,搞清楚命令的要点是什么、应该向成员传达什么,这样成员在接到指令的时候,才能理解工作任务是什么,才能明确自己要注意的工作内容和注意事项。
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项目经理在传达指令的时候,不要说过多的话来浪费双方的时间,要抓住重点,掌握指令的要义,不宜滔滔不绝也不宜惜字如金,要言简意赅,确保自己所传达的指令没有任何的歧义,能够让成员清楚地了解自己应该做什么、怎么样做。只有团队的成员能够了解清楚领导的指示,才能有利于成员间的沟通,团队才可以快速地开展工作。
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华为公司一直坚持“以人为本”的宗旨,在他们看来,和公司的基层员工一起沟通交流,能够更准确把握市场。华为的管理者有时候还会和员工进行面对面的交流和探讨,甚至有时候还会听取一些员工的决策意见。领导在巡视的空暇时间也会了解员工的生活状况和工作状态,根据员工反馈的意见,适当地进行内部管理的调整。
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当员工感受到了来自领导的重视和关心之后,他们在和领导产生、不同意见时,也会站在领导的角度思考问题,而不是只把领导当作“指令”一样的存在,甚至还会更加努力工作,多替领导和公司的利益着想。
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因此项目经理在和员工沟通的时候,要耐心地听取员工的意见,懂得换位思考,了解员工内心深处真正的想法,尊重和重视员工,才能让员工打开心门,出现问题的时候愿意和其他工作成员进行沟通,共同解决问题。
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事实上,每个项目团队在执行任务的时候,都离不开沟通,尤其是一个项目中间需要好多不同的部门共同协作完成,在这个时候,沟通更显得尤为重要。
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很多时候,团队成员间造成任务对接不协调的误会就是因为沟通不到位,如果成员间的沟通意识能够强烈一些的话,就不会出现一些不必要的误会了。
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想要让各部门之间能够实现高效的工作效率,就要学会资源共享,项目经理建立一个可以共同传递信息的平台,让成员方便在得到一些信息的时候,将信息发布于平台之上,实现项目团队内部之间的资源共享。
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像华为这样以信息化为主的通信企业,在项目团队实现资源共享的时候,一般也是采取一些通信方面的渠道,比如微博、微信等一些常见的通信工具来强化成员之间的沟通,达到信息共享,才能减少成员之间矛盾和误会的滋生。
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华为的一位员工曾经提到过,有一次他和几个同事在电梯里抱怨说,为什么公司不在开发的基站建立一个财务系统,这样就不用再因为公事出差报销或者一些其他的支出而两头跑了,结果当电梯运行到总裁办公室所在的楼层的时候,华为的总裁任正非正好走出电梯,向自己的办公室走去。这下可吓坏了那几个在电梯里抱怨的年轻人,他们觉得总裁听到自己的抱怨之后,肯定要把他们裁掉了。
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结果没过几天,他们就听到了开发基地的财务系统正在建立当中,他们也不用在基地和总部之间跑来跑去了。在那之后,华为公司还专门设立了一个意见箱,让员工能够及时大胆地发表意见。
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即使是再好的团队氛围和环境,也会有员工感到不满和抱怨,任何一个项目经理,无论他多么优秀,都不可能阻止员工产生一些负面情绪,这是很正常的一件事。当员工在产生负面情绪的时候,项目经理要正确对待成员的抱怨和不满,不能通过制止和惩罚来强行消除员工的抱怨,要懂得疏导员工的负面情绪,让员工将不满发泄出来,这样才能缓解员工的心理压力,有利于员工身心健康的发展。
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在华为,任正非认为,员工的意见和建议对于企业的发展是很重要的,只有知道员工的心里在想些什么,才能更好地和员工进行沟通,积极地针对问题做出改善和调整。
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很多项目经理在项目团队执行任务的时候,常常忽略员工的想法,只强调自己的主观意识,久而久之,成员的意见越来越大,表面的和谐只是一种假象,项目团队的内部矛盾也越来越大。由于某一部分人的意见被无限地放大,在产生矛盾的时候,人们就会越来越偏向呼声高的那一方,而另一部分人的意见就会越来越弱,直至被淹没,这种情况下,是不利于员工之间进行有效的沟通的。
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任正非强调,华为的管理者不能每天坐在办公室里,靠听取员工的汇报做出决策,而要主动走出办公室,与员工进行沟通,听取员工的意见和反馈,即使对于员工的意见不能全部采用,也能根据自己的经验和技能正确地做出判断,配合项目成员更好地完成任务。
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