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最终在各位工程师和其他工作人员的努力下,终于在规定时间内把核心设备建设完成,赢得了客户的认同和赞赏,也为华为的一次市场开拓提供了很多的帮助。
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案例中华为的项目团队意识到该项任务的重要性,紧急协调十几名工程师来完成任务,十几名工程师为了能够在期限内完成客户的要求,暂时放下手中的工作,留出足够的时间用来完成该项目,这就是时间管理中典型的“80/20法则”。
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1897年,意大利经济学者帕累托从大量具体的研究中发现:社会上20%的人占有80%的社会财富。后来通过大量的实验证明,帕累托提出了经济学上“80/20法则”这一伟大定律,后被应用于管理学、心理学等方面。
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“80/20法则”不仅在管理学、心理学领域被广泛应用,在时间管理方面也有着重要的现实意义:学会避免将时间和精力花费在80%的琐碎事情上,要学会抓20%的重要因素。
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一个人在工作的时候,他的时间和精力都是非常有限的,想要面面俱到,把每一件自认为重要的事情都同时做好,几乎是不可能的。因此,华为人学会合理分配自己在工作时的时间和精力。把80%的时间花在能出关键效益的20%的因素,这20%的因素又能带来80%的效益。
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参考华为人对于“80/20法则”的应用,制定一套时间管理方法。
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首先,要厘清工作任务,把每天需要做的工作一一罗列下来,列出一张任务清单,按照“四象限法则”把事情按照轻重缓急的程度划分出来。
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其次,预先安排20%的事情。把最重要的20%的任务目标标记出来,确保能够留出更多的时间来完成这些重要的事情。把20%的重要事情按照降序的方式依次排列下来,并给每一小项的事情分配合理的时间,最重要的事情留出最多的时间,最不重要的事情,留出最短的时间。
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比如:20%重要的任务中,第一小项任务安排2小时,那么第二小项任务安排1.5个小时,第三小项任务安排1小时……随着任务的重要性递减,安排的时间也越来越少。
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现实生活中,也可以事先安排80%的任务。同20%的任务一样,先对任务的情况做出说明,包括任务开始的时间、完成的期限等,为80%的任务分配额外的时间,根据80%的任务情况,计算出任务所占用的时间,平衡自身的能力,来给20%的任务执行留出足够的时间,用以按时完成任务。无论是先分配20%的任务时间还是先分配80%的任务时间,都要确保重要的任务有足够的时间来完成,这样才能保证工作效率,获得更多的价值。
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在任务的执行过程中,如果有新任务的加入,第一时间判断任务的重要性,根据任务的自身价值斟酌任务是属于20%的任务清单里还是80%的任务清单里,确定好新任务的价值,再合理分配时间。
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为了能够高效地完成任务,我们可以借助一些时间管理的小工具来帮助我们更好地分配任务——ABC分类法。
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顾名思义,ABC分类法就是把任务的重要程度按照降序的方式依次分为A、B、C三个等级。A类任务是非常重要的,在所有任务中只占有很少的一部分,一般表现为关键任务,比如重要的客户、重要的会议等,这类任务必须做,不做的话会给个人或者企业带来损失,造成不好的影响;B类任务相对重要,一般是具有中等价值的任务,这类任务的比重高于A类任务,但不是最关键性的任务;而C类任务是不太重要的,通常表现为一些可有可无的琐事,这类任务价值很低,基本可以忽略,可以选择做也可以不做。
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在时间管理中,A类任务需要重点关注,B类任务也要相对重视,C类任务只需要一般投入。掌握了ABC任务分类法,对80/20任务清单上的事项进行排序,分别制作三张清单表,合理规划自己的时间,厘清思绪,知道自己应该优先做哪件事,而不是看见什么做什么、想要什么做什么。
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懂得对重要的事情抓住机会,把时间集中在少数重要的事情上,可以创造更多的价值。如果没有对自己的任务进行有逻辑的时间分配,盲目地去做,总会有不堪负荷的一天。我们必须在众多的任务中,做出正确的选择,什么任务重要就先做哪一项任务。对时间的有效管理,最大的受益人是自己。
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延伸阅读:番茄时间管理法
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一个番茄是如何帮助别人有效地管理时间,提高工作效率的呢?
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1992年弗朗西斯科·西里洛创立了一种相对比较微观的时间管理方法,也就是番茄工作法。番茄工作法的创立理念就是利用一整个番茄时间,专注于某一件事,不被外界打扰,提高自我的工作效率和对时间的掌控能力。
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简单地说就是:选择一个需要完成的任务,将番茄时间设定为25分钟,在这25分钟的工作时间内,执行者必须专注于选择的任务,中途不允许做任何与这件任务无关的事情,直到设置的25分钟时间停止为止,然后短暂休息5分钟。这就是番茄时间工作法的使用流程,一般情况下,每4个番茄时间为一轮,在这之后,执行者可以选择多休息一会儿。
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执行者在使用番茄时间工作法的时候要注意以下原则:
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1.一个番茄工作法的时间固定为25分钟,不能任意分割,也不存在半个或一个半番茄时间。执行者在使用番茄时间工作法的时候要严格按照25分钟为一个番茄工作时间为基准,不能按照自己的习惯和爱好随意更改。
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2.一个番茄工作时间内只能做一件事情,不能同时做好几件事情。一个番茄时间内执行者如果做与选择的任务无关的事情,或者中途去做另一件事情,则该番茄时间必须作废。
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3.番茄工作法是为了帮助人们有效地管理时间,提高工作的效率,快速完成自己的任务。因此永远不要在非工作时间内使用“番茄工作法”。比如利用番茄时间管理法来打游戏、看电影、聚会等。
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4.番茄工作法是对自我的一种约束,帮助自己在工作中减少被打断的机会,避免浪费时间,执行者不应该拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。
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