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丰田套路：转变我们对领导力与管理的认知 [:1703959140]
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丰田套路：转变我们对领导力与管理的认知 撰写支持导师与学员之间对话的书面文件
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在理想状态下，指导周期应该是经常性的、短期的而且是面对面进行的。在上面的案例中，蒂娜和丹之间的沟通都是口头上完成的。然而，经常使用一些简单的、单页纸的书面文件来支持导师与学员之间的指导过程会更好。单纯的口头沟通几乎不依靠数据，而且在口头沟通中学员会自然地、下意识地把他所说的话改编为导师希望听到的话。
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通过要求学员在开始指导之前在一张纸上写出信息总结，导师可以更清晰地了解学员是如何处理问题的以及他的思维方式。这么做反过来又可以帮助导师看清楚下一个步骤，同时获知此时需要进行怎样的指导。把文件限定在一张纸上可以促使学员清晰地描述自己的分析和建议。
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可以写进书面文件的导师与学员之间对话的典型项目包括：
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·观察总结或当前状况
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·目标状态
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·建议
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·计划
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·关键点
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在丰田公司，这种单页纸的文件被称为A3文件，因为它们主要写在账簿大小的纸张上，而很多国家把这种纸设定为A3规格。
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A3文件的格式通常可以折射出改善套路的步骤，这些步骤采用简洁的、带有符号的可视样式，利用数据来讲述一个故事。尽管A3文件通常只写在一张纸上，但可以附加相应的支撑文件。单页纸上所写的只是“故事”本身。
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A3文件的格式会根据其目的和主题发生变化。图8-8列出了A3文件的典型部分。A3文件的起草者需要与导师共同撰写“故事”
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在这个A3文件范例中，你可能会注意到，“当前状态”出现在“目标状态”之前，这与它们在第6章最后的五大问题中的顺序是相反的，主要原因是，这五大问题是在确定目标状态之后才提出来的，而A3文件从一开始就有了，理解当前状态有助于我们确定目标状态。A3文件的每个部分都是建立在前一部分基础之上的。你的主题越明确，你就越能够准确地评价当前状态，进而确定出更加恰当的目标状态。在学员起草A3文件时，导师通常要求他们每次只关注一个部分，而且这个部分可能需要修改数次才能完成，随后将成为下一部分的基础。
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图 8-8 A3文件格式范例
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丰田套路：转变我们对领导力与管理的认知 [:1703959141]
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A3文件的目标
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A3文件的目标是支持导师与学员之间的对话，其发挥作用的方式包括：
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·要求学员认真思考。把我们对问题的理解提炼到单页纸上是非常困难的事情。准备一份简洁而具体的A3文件将促使你更加深入地理解情境。
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·向导师展示学员的想法，从而帮助导师预测学员接下来将怎么做，以及了解学员需要发展哪些技能。
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·保证指导过程的集中性和高效性，如图8-9所示。通过为导师和学员确定焦点问题，A3文件可以帮助打造中立的、无可非议的情境。如果出现了重大问题、状况或教训，应该在A3文件中进行记录。
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·达成共识并采取行动。
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·为流程审核提供重要基础。