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·保证指导过程的集中性和高效性，如图8-9所示。通过为导师和学员确定焦点问题，A3文件可以帮助打造中立的、无可非议的情境。如果出现了重大问题、状况或教训，应该在A3文件中进行记录。
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·达成共识并采取行动。
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·为流程审核提供重要基础。
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图 8-9 A3文件的作用
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丰田套路：转变我们对领导力与管理的认知 [:1703959142]
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丰田套路：转变我们对领导力与管理的认知 关于A3文件的经验教训
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在努力模仿丰田公司做法的过程中，我们可能很容易错过某些关键点。我们会倾向于关注工具，如我们在丰田公司只注意到A3文件的格式，而忽视了制作和使用A3文件的方式与原因。根据丰田公司利用A3文件的方式，有些管理者和咨询师已经把它们看做是一种精益工具，并建议其他人使用这种文件。很多情况下，这样做的结果是产生了大量纸质文件，仅此而已。
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A3文件本身并没有任何神奇的地方，诀窍在于我们如何使用它们，下面是我们通过实验获得的一些关键点：
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·A3文件是一种应用于并支持导师与学员对话的工具，这种指导套路将反过来传授和促进改善套路的应用。改善套路主要用于追求长期方向或愿景，这些方向或愿景的存在是因为改善与变革方面的组织理念。A3文件本身可能没有如此高效。
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·A3文件是经过导师与学员之间反复往返的过程而写成的，每次并不仅仅是填写与签字那么简单，因为那将是毫无意义的程序。在导师与学员深入理解当前和目标状态的过程中，A3文件将在他们之间往返很多次，然后才能一步步地确定文件的各部分内容。如果没有反复几次的话，A3文件将无法得到正确应用。
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A3文件的好处主要在于其编写过程，因为这个过程可以促使你关注事实与数据，并认真考虑你所做的事情。我们的目标并不仅仅是完成一份A3文件，而是为了经历这个反复的、一步步的编写过程。
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·编写一份高质量A3文件所需要的时间远远超出我们的想象，有时需要几周甚至几个月的时间。
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·正如前面提到过的，在编写A3文件的过程中，导师通常要求学员每次只关注一个部分，因为A3文件的各个部分都为下一个部分设定了基本框架。你可能需要返回去做出必要的调整。随时都要准备做出修订。
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·A3文件完成和签字之后就变成了一种工具，可以在学员朝着目标状态努力的过程中进行流程审核。进而，A3文件就变成了可以帮助导师与学员确定问题的有力工具。
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·刚开始比较有效的做法是，仅仅要求学员在单页空白纸上写出自己的建议，而不是预先确定A3文件的格式。耐心等待学员的完成结果，然后你可以辨析出学员的真实想法并对他进行相应的指导。这与上述例子中的做法是一致的，蒂娜刚开始也是给了丹一项非常模糊的任务，随后她等着查看他的回应，以便在指导他采取下一步行动之前了解他的想法。
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·注意：书面文件将鼓励人们通过电子邮件交流，进而减少了面对面交流的机会，或者干脆替代了“去看看”。沟通仍然应该是面对面的，你应该努力寻找流程中的事实，而不是数据。
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·通过集中关注A3文件的内容，我们要做到少说话、多沟通。避免各种即兴讨论，因为这种讨论往往缺少事实和数据基础，而且很容易被人忘记，所以完全是在浪费时间。如果没有数据的话，那讨论也就缺少基础。要求学员在开始指导之前总结必要的要点和数据，以避免出现这种后果。
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查看关于导师与学员对话中A3文件流程的更多信息，请阅读约翰·舒克撰写的Managing to Learn一书。
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丰田套路：转变我们对领导力与管理的认知 [:1703959143]
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丰田套路：转变我们对领导力与管理的认知 第四部分总结
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丰田公司经理的工作行为方法和与我们企业的经理有很大的不同。当然，两者都是根据目的、目标以及结果标准来进行工作，但对于丰田经理来说那只是一个开端，因为他还负责培训工作。正如图P4-1所示，差别主要集中在经理和员工的工作存在接触及交叉的地方。
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