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预算调整后,其预算考核目标是以调整后的目标为准。
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3.预算调整的时间
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(1)定期调整。
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每季度结束20日后,由总经理负责组织有关责任中心负责人参加的预算分析协调会,讨论预算调整事宜。
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(2)不定期调整。
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公司外部环境、内部条件等方面发生重大变化,可以根据情况随时提出预算调整申请。
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4.预算调整的方式
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(1)自下而上的预算调整。
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当外部环境与内部条件等客观因素导致公司全局性重大变化时,经预算管理委员会和经理层协商一致后,可提出预算调整申请。审批程序为:由预算管理委员会和经理层提出预算调整意向,预算部编制预算调整申请表,提交预算执行情况分析报告,说明调整内容和原因,上报预算管理委员会审议批准。对于重大预算调整(调整金额超过预算20%或者某固定金额的属于重大调整),应提交董事会审批。董事会或预算管理委员会批准的预算调整申请,交由预算部下达(编写预算调整通知书)。
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(2)自下而上的预算调整。
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当外部环境与内部条件等客观因素导致公司局部重大变化,而且符合预算调整条件的,可以由各责任中心提出预算调整申请。审批程序为:由预算调整申请部门填写预算调整申请表,提交预算执行情况分析报告,说明调整内容和原因,交主管领导审批后,报预算管理部审核;预算管理部审核后,提出调整建议,上报预算管理委员会批准。对于重大预算调整(调整金额超过预算20%或者某固定金额的属于重大调整),应提交董事会审批。董事会或预算管理委员会批准的预算调整申请,交由预算管理部下达(编写预算调整通知书)。
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5.预算调整的流程
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预算调整的流程,可以根据预算内、超预算和预算外三种情况来设置,也就是说有预算内事项调整流程、超预算事项调整流程、预算外事项调整流程,如表2-27所示。
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表2-27 预算调整的流程设置
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2.3.3 预算控制方式
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预算监控通常使利用信息系统进行在线控制,并结合内控流程设计关键控制点、对执行结果进行分析通报、内部审计等多种方式进行。
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信息系统的在线控制可以进行时时控制,也就是说实现事中的结点控制并能够及时反馈各种预警信息。同时,在线控制也可以分别实现对个项和总额的控制,更可以实现二者的结合,进行集中控制。这也是实施预算信息系统最重要的作用之一。
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在企业实际运营中,企业一般将上述四种方式结合起来,共同作用,通过重点控制体现成本效益原则,对预算的执行进行有效监控,达到运营目标,实现最优监控效果。
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1.预算执行的控制方式
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(1)信息系统。通过信息系统,对重点预算事项(重点费用、材料采购支出、资本支出等)进行时时在线监控,不但能够体现时时控制的思想,真正达到事中控制,而且能达到控制严格、数据准确,执行各种内部管理方面的统计也更为快捷及时。当然,通过信息系统的在线控制,也可能会出现由于种种例外情况影响业务的顺利进行,并造成信息系统中的信息流和实际单据流的核对较为烦琐。
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因此,根据重要性和“80/20”原则,可以对重点费用、采购支出和资本支出实施在线严格控制,而其他小额费用、非重要的例行采购支出可以实施较为宽松的在线控制。
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具体预算信息系统控制流程如图,2-8所示。
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