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第六,各种信息系统的集成。预算信息系统需要同企业的其他信息系统进行一体化的集成,即能够同ERP系统、资金集中管理系统、资产管理系统、HR系统、商务职能(BI)系统等建立良好的接口集成管理,以实现对业务系统支撑的信息的准确性、及时性,以供决策支持。
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第七,在全面预算系统业务功能完整实现的同时,在性能和信息安全上,预算系统应该实现高安全性、高稳定性、高及时性、高效率性、高易用(操作简便、维护简便)性等技术指标。
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2.预算编制需求
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按照预算编制的时间维度不同,可以分为年度预算和滚动预算两类。
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(1)年度预算编制需求。年度预算的编制可以分为目标预算(TD预算)和BU预算两种。
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目标预算(TD预算)的编制过程主要是在系统内定义预算的编制模板,由预算管理部或者财务部把相关的主要经营指标、经验数据或者基线等输入到系统内的模板,通过自动分解编制完成,并根据系统的模板设置,体现在BU预算之中,以方便BU预算的编制、自我审核与控制。目标预算的编制流程,如图3-1所示。
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图3-1 目标预算编制流程图
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TD预算编制使用的模板包括损益预算表(年度及月度),现金流量预算表(年度及月度),资产负债预算表(年度及月度),收入、回款等预算分解表以及按照管理部门明细、营业部门明细和生产制造部门明细的费用预算科目或者部门维度等的分解。
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BU年度预算是从最基层的预算组织(最小的责任主体)开始,按照编制系统权限设置来分配需要编制的所有预算,然后按照组织结构层次,逐层审核、提交。预算的评审、编制、批准和发布模板由集团统一制定,集团制定模板时定义各模板的表内、表间公式,确定稽核公式,由上级组织下发给下级各组织单位进行编制。对模板中已设定的预算项,编制时不能增加或删除。
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最终用户填制上级组织下发的所有需要编制的表格,数据要符合模板的要求,通过模板的稽核校验。提供汇总表格到明细表格的链接,方便用户编制时的数据浏览与导航。设有公式的单元格不可编辑,系统会根据公式自动计算。各类表格中,涉及货币单位的数据,货币类型一律使用记账本位币,外币折算可以通过相应的转换功能完成,货币单位由模板标识的货币单位或指定的数据列决定。对一些需要汇总、合并形成的模板,编制时通过汇总或者合并功能生成预算数据,根据模板可否编辑属性,可在汇总或者合并的基础上,对数据进行调整,形成最终预算数据,编制好的表格提交下一流程审核。BU预算的编制流程可以参见图3-2。
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图3-2 BU预算编制流程图
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BU预算编制使用的模板包括BU预算编制的模板,按照虚拟部门进行预算统计、汇总或者合并的模板,评审的模板,批准或者发布的模板等。
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(2)月度滚动预算编制需求。月度滚动预算可以有两种编制方法
:一是在每个月结束之前立即在期末增列一个月的预算,逐期往后滚动,或者根据新的环境等情况变化,重新修订预算,保证每个月管理层有最新的预算可以参照,使预算期永远保持在12个月;二是按照滚动预算编制原理,采取简便、灵活的处理办法。例如,月度滚动预算可以针对付现费用、采购指出和资本指出等现金流量进行预算,一般在每月底前开始填报下月预算,目的是完成现金流量预算的编制。此方法主要是按照可控性原则进行,编制成本也比较低。但是,当外部环境变化较大时,需要重新修订预算,此部分内容可以放在预算调整之中。
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月度滚动预算的编制流程和审核流程等程序与年度预算比较,程序大大简化,增列的月度预算批准程序可以在公司层级完成,而不需要上报至集团预算管理委员会。对于根据可控性原则编制的以月度现金流量预算为主体的滚动预算则需要上送至集团资金管理职能部门以及集团预算管理委员会批准。月度滚动预算使用的模版,类似于年度预算编制模版,即在月份预算执行结束后,增加一个月份的预算。
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另外,《资本支出月度预算控制表》、《资金系统现金流量表——月度预算》、《可控付现制造费用月度预算控制表》、《可控付现营业费用月度预算控制表》、《可控付现管理费用月度预算控制表》、《采购支出月度预算控制表》、《税费金支出月度预算控制表(除列入管理费用的税费金外)》、《其他现金项目支出月度预算控制表》等模版也是月度预算执行中控制的依据(具体可以参见年度预算模板)月度滚动预算的编制流程可以参见图3-3。
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图3-3 月度滚动预算流程图
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(3)预算汇总/合并需求。预算汇总/合并可以按照各种组织进行,即可以按照职能部门维度(纵向),如按照事业部、职能体系等;也可以按照项目维度(横向)或者虚拟的部门维度进行。汇总/合并的目的是满足内部管理的需要,使用的模板可以参见《集团层预算汇总及合并》。
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3.预算控制需求
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(1)业务分析。预算控制按照时间维度主要是年度预算控制和月度预算控制。年度预算控制的重点是规模(绝对额)或者指标比率(弹性预算);而月度预算控制的预算控制的对象是现金支出,如付现费用控制、付现采购支出控制、付现资本支出控制等,其预算控制执行的依据主要是月度滚动预算,在预算执行中控制的具体项目一定要与月度滚动预算对应,保持口径一致。
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预算控制的表单有付款申请单、差旅费报销单、费用发票审批单、资产发票审批单、基建工程发票审批单、资本采购申请单。费用的关键预算控制点是在费用报销时,采购指出的关键预算控制点是在采购付款时(战略储备物资除外),资本支出的预算控制点是资本采购在申请时和支付款项时。
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