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(1)费用支出申请与审批。费用发票审批单用于有发票的费用支出申请。申请人填写该审批单并提交审核,提交时对费用金额与可用预算金额进行对比,如果超出正常月度预算给予提示:预算已超出的金额,是否追加预算等。
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费用审批单可用预算金额的算法,即费用类别为可控预算项目,根据费用类别、部门以及申请时间,定位到该月的月度预算表中该费用类别的预算额,并且汇总计算该月已提交的费用审批单的付款金额,两者相减得到目前的可用预算金额。
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此模块的主要功能包括新增(新增费用发票审批单)、修改(修改费用发票审批单,已提交的审批单不能修改)、删除(删除费用发票审批单,已提交的审批单不能删除)、提交(提交费用发票审批单,以供上级审核)。具体可以参见图3-34、图3-35。
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图3-34 预算控制\预算控制——填写费用申请
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图3-35 预算控制——审核提交
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(2)费用发票审核及其流程。各审核人审核费用发票审批单,并提交继续审核流转或审批结束。提交时对付款金额与可用预算金额进行对比,如果超出正常月度预算给予提示,即预算已超出的金额,是否追加预算。
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此模块功能包括审核通过(审核通过该费用发票审批单,单据继续流转或流转结束)、审核退回(退回该费用发票审批单,单据退回至申请人,审核流程结束)。各部门负责人、公司总经理、财务人员等具有操作权限。审核时需填列各审核人员的审核意见。具体审核流程和界面可以参见图3-36、图3-37。
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图3-36 审核流程图
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(3)费用发票查询。费用发票查询是指对指定申请日期、公司、部门、报销人、费用类别、申请付款金额范围、付款方式、合同编号、费用发票审批单的编号进行查询,并可查询单据的明细。单据明细不仅显示单据的主体信息,还可以显示其审核进度的具体信息,包括已有哪些人在什么时间审核的、其审核意见是什么等。
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此模块功能主要包括查询(根据查询条件查询费用发票审批单)、查看明细(根据指定记录查看其明细)。
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图3-37 预算控制\预算控制——费用发票审批
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4.采购支出
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(1)采购支出审核。各审核人审核采购支出申请单,并提交继续审核流转或审批结束。提交时对付款金额与可用预算金额进行对比,如果超出正常月度预算给予提示:预算已超出的金额,是否追加预算。
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此模块功能包括审核通过(审核通过该采购支出申请单,单据继续流转或流转结束)、审核退回(退回该费用发票审批单,单据退回至申请人,审核流程结束)。采购部门人员及其负责人、公司相关高管负责人、财务人员等具有操作权限。审核时需要填列各审核人员的审核意见。
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(2)采购支出查询。采购支出查询是对指定申请日期、公司、部门、采购人、采购类别、申请采购付款金额范围,查询单据的明细。单据明细不仅显示单据的主体信息,还可以显示其审核进度的具体信息,包括已有哪些人在什么时间审核的、其审核意见是什么等。
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此模块的主要功能包括查询(根据查询条件资本采购申请单)、查看明细(根据指定记录查看其明细)等。
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示例(略):类似费用查询表单
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5.资本支出
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(1)固定资产采购支出。具体如下:
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