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全面预算管理2.0:解开管理者8大难题的钥匙 2.2 预算组织体系的顶层设计
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按目前的情形看,多数预算管理委员会都设在董事会下,少数设在管理层之下。设在董事会之下的预算管理委员会,因为不能经常性召开会议,所以要设立预算管理办公室,在大的决策完成后负责推动预算工作的开展。预算管理委员会也可以设在管理层之下,对总经理或总经理办公会负责,这时预算管理办公室的职责就可以交由财务部等部门一并负责。但不管如何设置,预算管理体系的组织架构都是“虚化”的,管理责任却是实在的,所谓平时农民战时兵。全面预算管理2.0不仅强调预算编制和控制,更加强调落实和执行。所以,组织机构的下沉将更有利于预算的落实。
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全面预算管理2.0:解开管理者8大难题的钥匙 2.2.1 顶层设计的两个原则
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预算组织体系是企业推行预算管理的基础,承载着预算编制、审批、执行、调整、监督、分析和业绩考核等一系列预算管理活动。鉴于我国企业预算管理还处于起步发展阶段,因而建立一个精炼、高效、合理的预算管理组织体系就显得尤为重要。在北京农投的治理结构下,公司预算组织体系的建立具有分层治理的特征,以明确界定农投本级、各成员企业、部门及员工在预算管理中的职责权限,规范全面预算工作流程,保证全面预算工作的有序进行。预算组织体系及权责划分为三个层次:预算管理的决策机构、预算管理的组织机构和预算管理的执行机构。这种权责划分符合公司治理规则,并体现了现代企业内部控制的基本理念。
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由于全面预算是企业未来一年或多年实际运营的规划,预算以及预算的实际执行和控制过程与企业生产经营是密不可分的,因此,预算管理组织体系的建立需要与企业既有管理体系相结合,并以促进企业预算管理工作的高效展开为前提,从实际出发,切实遵守效率与效益原则,注意划分总经理办公会与预算决策机构之间的职责,注意充分发挥企业管理机构的既有管理职能,支撑预算管理工作职能的实现。为避免因人员重复造成的重复决策或职责不清,必要时可以召开联席会议,解决经营与预算执行中高度重合的问题。例如,北京农投的预算执行分析会与公司的经营分析会是同时召开的。
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在全面预算管理2.0中,北京农投在进行预算组织体系的顶层设计时,把握了以下两个原则:
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首先,正确把握董事会、全面预算管理委员会(也称全面预算委员会)、总经理办公会三者之间的关系。三者之间明确的职责划分和委托授权关系,能够清晰地界定三者在预算管理中的不同作用,厘清公司内部关于预算管理的分层治理特征。
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其次,把握预算管理的组织架构与企业现有组织架构的嵌套关系。预算管理的组织架构必须依托于现有企业的管理架构,没必要另立一套,否则只会增加管理成本,降低沟通效率。在北京农投内部,预算管理是企业管理的主要内容,因此在向下授权、向上汇报等内部管理链条中,应该与企业现有的“行政”管理架构一致,避免出现“两条线”等交叉关系,扰乱内部管理体系。
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全面预算管理2.0:解开管理者8大难题的钥匙 2.2.2 预算管理委员会与总经理办公会
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为保证公司预算管理的权威性、科学性、规范化和有效实施,根据公司的实际情况,在不违背法律与公司章程的前提下,公司一般要设立预算管理委员会。从性质上,预算管理委员会在预算组织体系中居于核心地位。
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1.董事会下的预算管理委员会
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在以董事会为核心的公司治理架构中,预算管理委员会在董事会授权下处理和决定预算管理的重大事宜。在董事会内设立预算等专业委员会,可以极大地增强董事会决策的科学性、有效性和独立性,保证董事会的决策与控制功能。
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因此,作为经董事会授权并协助董事会完成企业预算管理职能的专门委员会,预算管理委员会可以使董事会更好地实现对企业经营的前馈及过程监督与控制。在体现专业性的同时,预算管理委员会还要做到与经营层的全面、有效沟通,保证预算切合实际,并能够充分调动全员参与企业预算管理工作的积极性和主动性。
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设在董事会之下的预算管理委员会,因为不能经常性召开会议,所以要设立预算管理办公室,在重大决策完成后负责推动预算工作的开展。
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2.总经理办公会下的预算管理委员会
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按目前的情形看,大部分公司的预算管理委员会都设在董事会下,但是,也有公司的董事会项下未设立预算管理委员会,在这种公司治理架构中,预算管理委员会也可以设在管理层下,在公司总经理办公会的授权下处理预算管理的重要事宜。相对应的,预算管理办公室的职能就可以交由财务部等部门承担。北京农投启动的全面预算管理体系就是代表之一,它在企业管理实践中起到了至关重要的作用。
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不管如何设置,预算管理体系的组织架构都是“虚化”的,但管理责任却是实在的。全面预算管理2.0不仅强调预算的编制和控制,而且更加强调落实和执行,也更加强调预算管理作为管理者的管理工具的作用。因此,预算管理组织机构的下沉将更有利于预算的落实和执行。
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3.预算管理委员会的定位与成员
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从目前我国多数企业设立的预算管理委员会的功能与性质分析,预算管理委员会的定位大致有两种类型:
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