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预算内授权是指企业内部较低层次的管理人员根据既定的预算、计划、制度等标准,在其权限范围之内对正常的经济行为进行的授权。具体运用中,预算内授权往往可以通过设置预算执行审批权限一览表(见表5-1)将其具体化、制度化。
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2.预算外授权
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预算外授权是指对非经常经济行为进行专门研究而做出的授权。与预算内授权不同,特别授权的对象是某些例外的经济业务。这些例外的经济业务往往是个别的、特殊的,一般没有既定的预算、计划等标准所依,需要根据具体情况进行具体的分析和研究。例如,授权购买一项重要设备、授权降价出售商品、预算外事项、超过规定金额的重大合同、资本性支出、超预算规模占用资金和融资、超预算费用支出等,都是特别授权的事例。
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表5-1 ××股份公司预算执行审批权限一览表(单位:元)
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××集团《预算外资金支出授权管理办法》
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预算外资金支出是指未列入集团公司年度预算的各项资金支出,包括预算外固定资产投资、股权投资、长期债权投资、管理费支出、捐赠赞助等。集团公司对预算外资金支出实施从严控制,依据支出项目的金额实行分级审批管理。集团公司预算外资金支出由总会计师归口核准。
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集团公司分级授权审批的额度划分如下:(一)单笔资金支出金额不超过50万元的,由业务部门提出资金支出的书面申请,报集团公司分管业务副总经理审查签批后,由总会计师归口核准。(二)单笔资金支出金额在50万元以上,不超过200万元的,由业务部门提出资金支出的书面申请,报集团公司分管业务副总经理审查签批后,由总会计师归口核准,并报总经理批准。(三)单笔资金支出金额在200万元以上的,由业务部门提出资金支出书面申请,报集团公司分管业务副总经理和总会计师审查后,提交集团公司常务会议研究决定,并形成会议纪要。(四)集团公司总部各部门无权审批预算外资金支出。
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预算外资金支出必须按以下程序办理:(一)各有关部门和单位向集团公司业务分管副总经理提交资金支付申请报告,写明资金支付的用途、理由、金额和支付方式等。(二)对不同金额的资金支出按照上述规定办理审批。(三)财务资产部按规定对已批准资金支付申请的批准程序、相关单证及支付方式等进行复核。复核无误后,依据预算外事项的进展情况和重要程度,实行分次或一次性拨款。属于预算外固定资产投资及对外长期投资的,由规划计划部根据有效批件调整投资计划,财务资产部根据调整后的投资计划编制月度拨款计划,经财务部门负责人审查后拨款。
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预算外资金支出的后续管理。财务资产部办理完预算外资金支出的拨付手续后,要对审批的资金用途、金额、使用单位及部门、拨付日期、签批领导等内容予以备案,建立台账,并按月将预算外资金支出的审批情况向总经理报告。年终,财务资产部在汇报财务决算情况时,要专题汇报全年预算外资金的支出情况。所有预算外资金支出,要有集团公司领导的书面批示或集团公司常务会议纪要,并以此作为资金支付的依据和会计凭证的附件。
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无论是预算内授权还是预算外授权,预算授权制度条款都必须具备定性清楚、定量适宜、协调一致、时间明确、表达简捷、便于操作等特征,不宜出现“一般情况下”“大概”“基本上”等字样,以免引起争议,进而影响实际执行。
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全面预算管理2.0:解开管理者8大难题的钥匙 5.2 结构化的预算调整
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多少年来人们一直有一个认识的惯性,那就是刚性预算。其意思是说预算一经确定,就不能更改或不能随意更改。这一理解有合理成分,但也有可讨论之处。首先,目标向下的调整、财务资源增加的调整是要严格控制的。如调整这两项指标,要严格控制,应由预算时确定该项指标的层级进行审批,但也不是不能调整。其他调整都应容许,且权力应下放。这是管理者应遵循结果管理的基本原则,使预算适应快速变化的外部市场。
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—the author’s words—
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全面预算管理2.0:解开管理者8大难题的钥匙 5.2.1 预算调整的两难选择
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预算控制的一个普遍性问题就是如何把握预算指标的刚性原则。具体来说,把握预算的刚性原则,需要认真思考如下几个问题:企业的全部现金收支是否都必须纳入预算控制范围,不得随意修改;在预算执行过程中,是否坚持没有预算不开支,杜绝一切超预算开支的现象;既要防范重预算编制,轻预算执行,预算调整与变更十分随意,还振振有词地批判“预算太死板”“计划赶不上变化”等,使预算管理虎头蛇尾,又要克服单纯强调预算的严肃性,使预算呆板僵化,不能适时调整预算或修改预算。这些问题,任何一个企业在预算执行中都会经常碰到,北京农投在推行全面预算管理2.0时,也碰到了这样的难题。解决这样的难题,核心就在于建立一套逻辑严密、指向清楚、操作简单的预算调整制度。
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预算调整是指当企业内外环境发生变化,预算出现较大偏差,原有预算不再适宜时所进行的预算修改。由于企业外部经营环境和内部资源条件的变化,预算调整是预算实施过程中的必然问题,其核心要点是如何使预算调整制度化,包括预算调整的条件、审批主体与程序等。
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在预算执行过程中,由于主客观环境的发展变化,尤其是当外部环境发生重大变化或公司战略决策发生重大调整时,预算调整就是一个必不可少的环节,这体现了预算执行中的“灵活性”,因为永恒不变的只有“变化”。
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但另一方面,预算调整又应该是一个十分规范的过程,必须建立严格、规范的调整审批制度和程序,并按照规定的程序进行调整,这体现了预算执行中的“刚性”。硬化预算约束,要求企业正式下达执行的预算,不得调整,这是严肃预算管理控制的基本要求。同时,也是为了强调编制预算的责任性和准确性。预算编制者应该预测到各种可能出现的变化,在预算编制中考虑到各种变化的可能性。因而在实际执行过程中,不能因为发生一些变化就随意改变预算的总体框架,以保证预算的严肃性。
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虽然实务中对预算调整的界定和处理存在细微的差异,但总体而言,企业均应就“何时需要调整预算、如何申报预算调整、如何审批预算调整”等问题建立制度规范。也就是说,预算调整规则中应该包括预算调整的条件、调整程序和审批权限规定等。
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