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全面预算管理2.0：解开管理者8大难题的钥匙 7.2 预算系统信息化的工具选择
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目前，企业采用的全面预算信息化工具主要是Excel电子表格软件、基于ERP系统的预算模块和基于多维数据模型的专业化的预算软件三类。这三类系统的应用能力是依次增强的。在预算管理的五个基本要求（多维数据、灵活建模、高效协同、广泛接口和有效监控）上，随着信息化工具的复杂程度和完善程度不断提高，信息化平台逐步能够满足预算管理的要求。
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全面预算管理2.0：解开管理者8大难题的钥匙 7.2.1 Excel电子表格软件
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Excel电子表格软件具有较为强大的表格处理、数据管理能力，是我国企业最常用的数据分析和财务管理工具。并且，Excel软件改变了过去手工预算低效率的缺陷，可以利用函数、公式、链接等多种手段使企业全面预算体系更为完善和简洁。在预算管理中，企业可以借助Excel工具，进行预算的编制、汇总或者合并，以及台账登记、分析等工作。
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利用Excel工具进行预算管理的优点主要有：Excel使用的是通用的表格工具，使用方便，具有较高的灵活性；Excel软件提供了大量的公式、宏等计算工具，减少了员工的重复劳动，加快预算编制进度，增强实践灵活性，提高了预算编制的及时性，十分方便、快捷，能够大幅提高工作效率和准确性；另外，运用Excel软件工具形成预算管理系统的购置成本低，因此，在企业业务复杂程度低时是一个不错的选择。
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但是，随着企业规模的扩大，业务越来越复杂，企业的需求也渐渐复杂，Excel工具的不足之处也逐渐显现出来。
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第一，Excel只是一个软件工具，很难作为一个可以进行多人协同工作的平台，不能使各部门在一个平台上共同参与预算，难以有效协调和管理整个组织共同参与预算，也无法自动实现预算目标的分解和预算数据的汇总合并，且缺乏权限控制和管理，难以有效管理和控制下属单位的预算模式。
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第二，Excel建立的是一个二维的静态表格体系，预算报表的展现方式比较杂乱，无法多角度、灵活、立体地反映预算数据。若为了满足从不同角度展现预算数据的要求，就需要从不同角度另外编制相关报表，从而形成了大量的表格文件。这将导致预算数据管理十分散乱，各预算汇总数和明细数据分别存储在不同的表格中，数据之间是割裂的，不能实现穿透式查询，汇总和查询的效率十分低，且容易出错。
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第三，Excel工具缺乏对业务、财务模型的支持，需要定义和设置大量的公式和宏命令。这个过程不仅十分复杂且容易出错，而且各种表格的定义、手工预算汇总的工作量巨大。随着将来预算的进一步精细化管理，如需要按照季度甚至月度编制滚动预算，那么这种方式将难以满足快速编制预算的需要。
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第四，企业无法通过Excel软件和企业现有财务软件及业务软件集成、自动获取实际数据，并且无法实现预算的快速调整和滚动预测。在该系统下，预算执行情况的分析工作量很大，分析周期长，无法满足为公司管理层及时提供分析报告的要求。如果想要达到较好的分析效果，就需要大量的公式设置，因此，在进行预算分析时十分费时费力。
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第五，在Excel中，计算规则通过行列标识的单元格坐标来进行表达，当表的结构发生变化时，很容易造成公式的混乱和错误。因此，一旦企业的整体环境发生变化，需要修改预算模型，就需要更改和调整各种表格，涉及大量的公式和宏命令，调整工作复杂，工作量巨大，并且十分容易出错。
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在企业业务环境复杂的情况下，利用Excel类的通用电子表格工具，很可能会造成预算工作的效率低下。但是，在没有预算管理系统软件可供使用的情况下，使用Excel做一些预算工作，也的确能减少企业的大量重复劳动。
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全面预算管理2.0：解开管理者8大难题的钥匙 7.2.2 基于ERP系统的预算模块
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ERP系统以信息技术为基础，对价值活动的各个方面进行管理，实现实物流、资金流和信息流的协同，以及价值链各环节的信息集成。ERP系统与预算管理融合，能够提供一个供多个部门协同工作的平台，较为直观地定义了业务、财务逻辑和公式，紧密地集成了财务和业务数据，预算控制能力较为强大，在一定程度上弥补了Excel的局限性。越来越多的企业利用ERP系统进行企业资源优化，同时，改进企业预算管理体系。
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利用基于ERP系统的预算模块（也称ERP预算模块）进行企业预算管理，是目前企业进行预算管理较为先进有效的解决方案，它与手工操作和利用简单电子表格工具编制预算相比，具有很多优势。但是，ERP预算模块仍有许多不足之处，对于规模庞大、组织结构复杂、业务量巨大的企业，特别是对大型的企业集团来说，仍不能较好地满足企业的预算管理需求。
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应用基于ERP系统的预算模块进行预算管理的优势主要有：
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第一，ERP系统整合了财务与业务流程，满足了预算管理的要求。ERP系统提供了一个企业信息的共享平台，而全面预算涉及企业生产经营过程的方方面面，因此，ERP预算模块有效实现了企业资源的合理配置，为企业提供全面预算体系搭建功能。
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第二，通过ERP系统提供的信息共享平台，各个业务系统可以实时地交换、沟通信息，为各部门的多人协同工作提供了一个有效的工具，保证了信息、数据的时效性。ERP预算模块可以自动实现预算目标的分解和预算数据的汇总、合并，使各部门在一个平台上共同参与预算的编制和调整，有效协调和管理整个组织共同参与预算。
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第三，ERP系统能够提高企业预算管理的应变能力。ERP预算模块可以使企业在生产经营活动中实现数据实时共享，使企业各业务系统人员可以及时得到所需信息，从而企业管理层可以有效地掌握并分析企业的实时经营管理情况，通过系统将预算与实际进行对比，对企业内外部环境的变化快速地做出反应并及时进行调整，提高企业的整体竞争能力。
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