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再如,在沃尔玛,每新开一家店,都要进行复盘,总结出以后需要改正的错误(correction of errors)以及最佳实践,并与其他分店分享,促进组织整体运作的优化。这也是项目复盘的应用。
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1.英国石油公司项目回顾的12条“秘诀”[2]
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在英国石油公司,许多业务部门都有一种“项目回顾”(retrospect)机制。它可能是对一个简单项目的结项总结,在项目小组解散之前,花上两个小时的时间,迅速且有效地总结这个项目的知识和经验,保证学到为将来服务的经验;也可能是对一个复杂的、几个公司共同参加的合作课题、大型项目的阶段性回顾,需要花两天时间,来讨论可能涉及的所有内容。
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因此,项目回顾的结构在许多地方与复盘(AAR)是类似的。概括而言,要讨论下列议题。
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·重温项目的目标和交付成果。
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·看看哪些事能做得更好些,多问几次“为什么”。
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但是,与AAR相比,它仍有以下特点。
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·更有深度:和美军的正式AAR类似,项目回顾需要系统地筹划、准备,花费的时间也更长,因而分析更为全面、深入。
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·前瞻而规范:项目回顾是为将来项目的应用而特意总结经验和看法的,它不只是为了小组自己的总结与逐步完善。
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·邀请客户参加:每一个会议的结果都会有一个直接客户。如果可能的话,邀请客户出席整个过程,以便更为深入地了解前因后果,知道那些可能不会被写进会议报告中的东西。
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对于项目回顾,以下12条操作注意事项是英国石油公司多年来摸索出来、屡试不爽的“秘诀”。
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(1)召集会议
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强烈建议组织一个面对面的会议。虽然电话会议或视频会议也可以(总好过什么都没有),但面对面的会议效果会更好。如果你担心人们在会议上不会畅所欲言,也可以单独和他们见面,但永远不要试图用电子邮件来完成总结。
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与AAR类似,在项目结束时,你要以最快的速度召集复盘会议;比较理想的情况是项目结束后两周内。如果时间过了太久才开会,人们的记忆就会衰退,会被其他事情影响或冲淡,变得模糊不清。
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同样,如果可能的话,开会的地点应尽可能靠近项目进行的地方,避免选在没有特色或宾馆式的地方。项目现场或“作战指挥室”是最理想的地点,因为它可以带给大家更多的回忆和启发。枯燥单调的宾馆会议室只能产生枯燥单调的结果!
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如果可能的话,你可以考虑将项目总结变成一次庆祝活动。
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对于会议时间,至少要保证每个人发言时间不少于20分钟,如果是长期、连续且复杂的大项目,还应适当延长时间。
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确保有足够的辅助工具(如即时贴、记事本、海报纸等)。
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(2)邀请合适的人
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如果可能的话,邀请一个“客户”参加研讨。
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如果有一个类似的项目正准备开始,或项目已经开始了,那么邀请这个新的项目小组成员参加总结会,将是非常有价值的事情,因为这样可以让刚刚总结出来的经验与问题,一提出来就能立即传递给新的使用对象。需要提醒的是,如果有其他项目小组成员过来参会的话,要尽量将自由交流时间拉长点儿。例如,可将会议安排成两天,让大家共进晚餐。在会议进行过程中,增加或延长茶歇时间——你会发现,可能就是在同一间屋里,人们已经迫不及待地开始交流了。
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项目负责人必须参加,项目的主要成员也应该参加。理想条件下,这个项目的用户、赞助人、客户都应该参加,至少要出席会议的开始部分。如果会议有高层领导者参加,虽然有助于提高利益相关方的重视程度,但是他们的出现也可能使会议变得有点过于正式或紧张,有些小组成员可能就不敢发言了。
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让项目负责人、联络人或经理安排会议的日程。他/她最有决定权,知道谁应该参加,谁在项目小组里有影响力。
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在召集与会人员、和他们联系时,要同时申明会议的目的:通过从这个项目学到的经验,使将来的项目能够更加顺利地进行。
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(3)任命联络人
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