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（3）任命联络人
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要保证项目回顾工作顺利推进，必须指定一名独立的联络人。
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最好是与这个项目干系不大的第三方人员，因为如果项目联络人与项目紧密相关，会议可能会集中在“我们做过了什么”，而不是“下次遇到类似的情况，我们应该怎么做”上。但是，如果联络人和项目没什么联系，或事情有点儿复杂，那么他就可能要事先做些准备工作（例如，提前和主要的小组成员进行沟通、讨论），了解关键的问题，而不必纠缠细节。
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联络人也不能是上级主管部门的领导，这样可以保证会议的中立性，完全摆脱任何对个人行为的评价。
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联络人的核心职责是引导大家讨论、开好项目回顾会，他不必熟悉要讨论的内容，也不必是项目业务方面的专家。
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（4）重温项目的目标和交付成果
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与AAR类似，项目回顾也要从明确最初的目标开始，询问“我们预期的目标是什么”以及“我们真正取得的成果是什么”。
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联络者可能要问客户或赞助者：“你们是否达到了预期目标？”并可以按照项目的“关键成功因素”（KSF）或“核心绩效指标”（KPI），逐个了解项目是否实现了预期目标，是否让客户满意，包括工期、成本、质量等。
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（5）重温项目的计划或过程
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对于大型或复杂的项目，应该重新审查项目计划，将它和实际进行的情况进行比较，找出其中的差距。如果可能的话，描绘出项目的“全貌”。这样会很有价值。
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联络人可以和小组成员一起，画出一个项目实际进度的流程图，同时确定出各个阶段的核心任务、关键步骤和决策点。用这种方法，你可以发现项目哪些部分延迟了，哪些提前了，哪些完成得效率很高，哪些拖拖拉拉，哪些部分小组成员还不大清楚做到了哪一步。
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（6）询问“什么做得很成功”
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记住：永远从做得好的地方开始！人们应该尽可能积累好的实践方法，并尽量避免错误。联络人可以询问：“在向目标迈进的过程中，我们取得成功的有哪几步？项目中真正做得很棒的是哪些地方？”
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同时，必须多问几次“为什么”，它会使你很快找到问题的根源。
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此外，保证每个人都参加讨论，要特别邀请那些不作声的人发言。
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（7）分析成功的原因，并将结论转换成对将来工作的建议
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秉承客观公正、实事求是的原则，排除感情色彩，找出成功的原因，总结出重要、可以重复使用的经验和建议。总结出的经验和建议，必须基于大家公认的事实。
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在这个阶段，主要采用团队对话的方式，让大家畅所欲言，以开放的心态，自由地探讨，不压制任何不同的声音，并将冲突引导为富有建设性、创造性的对话，逐渐达成共识。
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（8）询问“哪些可以做得更好”
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没有完美的项目，即使是取得了全面成功的项目也有可以改进的空间。因此，接下来，要围绕着“哪些地方可以做得更好”“哪些过程是次优的”“还有哪些遗憾或缺陷”等问题，展开讨论。
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同时，再次运用“多问几个为什么”的技巧，探询一下影响项目组未能做到最好的原因。
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（9）找出困难和改进建议
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项目回顾应放眼未来，不要纠缠于过去的错误。但是，找出“绊脚石”和容易犯的错误，以便将来不再犯这类错误，也是很重要的。
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下面的问题会非常有用：“在当时给定的信息和知识条件下，我们能做得更好吗？”“在现有的信息和知识条件下，我们怎样把这些项目做得不一样，以保证我们获得更大的成功？”“根据你现在的经验，你对将来这类项目的小组成员有什么建议？”“如果下次仍有机会做类似项目，你会在哪些方面采取不同的做法，以便做得更好？”
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（10）确保没有遗漏，每个人都畅所欲言
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