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在你每天的不同任务“区域”中间，安排短时间的休息。比方说，如果你花了一小时写完邮件，就要给自己几分钟时间站起身清理一下大脑，然后再奔赴下一场会议，或者做一段时间的分析或创意工作。
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绝不要工作超过90分钟还不给自己提提神——有条件的可以伸伸腿，快速换个环境等。
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我为什么说不要超过90分钟呢？美国佛罗里达州心理学家K.安德斯·艾利克森（K. Anders Ericsson）多年来致力于研究杰出人士的性格特征和日常生活，包括世界级的运动员、围棋选手、音乐家等，希望了解这些精英人士优异表现背后的规律。艾利克森发现，表现最好的人一般都将专注工作的时长设置在90分钟，各时段中间都会安排休息。9
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这点我深有体会。过去15年来，我花了大量时间为董事会制定议程，并在推进会议的过程中观察事态的发展。会议进行超过90分钟后——如果人们在参会前已经累了，这个时间还会更短——大家的注意力就会分散，情绪逐渐低落。如果我对大家休息的需求视而不见，智能手机就会开始占领会场，因为大家都要找一个刺激物来唤醒疲惫的大脑。但我发现，如果这时安排一次15分钟的休息，大家回来时都会斗志昂扬，精力满满，然后我们可以继续高效地再工作90分钟。
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我们的数码营销咨询顾问安东尼现在总会在工作和会议间隙起身吃点零食、喝点东西或走动一下。这么做以后，不仅他自己，就连同事也觉得工作效率明显提升了。“散散步、聊聊天，已经成为办公室的集体活动了。我们认为这是合理地利用时间，因为换了场景后我们的工作效率大增。”暂时放下手中充满挑战的任务，大脑仍在运行，安东尼对此深信不疑。“如果我埋头做一件事，中途去散散步，我发现回来后用不了30分钟我就能顺利地做完。如果我一直耗着不休息，整个过程耗费的时间会更多。”安东尼甚至还给自己花在任务之外的这段不声不响的高效时间起了个名字—— “阈间状态”，即处于间隙的状态。这么做的结果是：工作量减少了，但见识增多了。
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在思维巅峰而非低谷做决定
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埋头于耗费脑力的任务时，制定“维修站策略”尤为重要。因此在规划一天的工作时，问自己以下几个问题：
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你今天需要做哪些重要决定（不论是分析型还是创意型的决定）？
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你该怎样在精神饱满而非萎靡不振时做这些决定？
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如果你知道自己有很多决定要做，可能一天都在做绩效评估，或者要编辑校对一份冗长的文件，做好定时休息的计划就特别重要，哪怕只是休息几秒钟也好。同时保证不要让饥饿影响你集中注意力。安东尼说他能意识到自己什么时候血糖太低而无法做出明智的选择。“我能感觉到血糖过低，因为我会变得不耐烦，并且固执己见。这时候，同事通常会建议我‘吃点坚果或者别的食物’。我都会照做。”
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别做时间的奴隶
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安排会见或电话会议时，如果可能，尽量把时长设置得短一点，通常短于30或60分钟的标准时间，在不同任务之间给大脑留出5~10分钟的充电时间。
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尽可能稍微早一点结束任务，留给自己（也给大家）一些休息时间。
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想想我们平时如何安排会议。如果是非正式会议，我们可能会说“今天下午3点我们聊一聊”；如果是正式会议，我们可能会发出会议邀请，把会议时间定在下午3~4点。我们会认为4点之后就有空去做其他任务了。但如果你在会议结束后直接去做四点钟的任务，你就没有休息时间了。现在我们也知道了，在这种情况下，无论你4点以后做什么，效率都会打折扣。
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萨库·图奥米宁（Saku Tuominen）和佩卡·波加卡里奥（Pekka Pohjakallio）经营着一家名为“925设计”（925 Design）的咨询公司，专门帮助各公司打造高效的工作场所。他们的想法是运用完善的设计理念影响我们对待日常工作的态度，创造优雅、高效的工作氛围，就像制作精良的椅子或电话给消费者带来的感受一样。10在分析了一千多位专业人士的日程安排和日常行为后，他们提出了一个解决方案：与其墨守成规设定一个小时的开会时间，不如把会议时长设置成45分钟。同样，与其让电话会议占用半个小时，不如安排20或25分钟的电话会议。他们在很多公司实践了这个想法后，效果非常明显。大家发现，虽然完成的工作量和以前差不多，但通过定期休息额外获得了巨大的认知收益。
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当然，我们并不总是能完全掌控自己的日程安排，但回旋余地通常比我们意识到的要大。比如，与其跟别人说“我三点有空”，不如试着说“我三点到三点四十五分有空”。要想表现得务实又乐观，可以这么说：“我要在三点四十五分之前结束，但我认为在那之前我们能全部完工。”另外还可以在工作日程表里每个小时最上面留出5~10分钟。有时可能确实无法留出休息时间，但这种做法能带来很大的变化，即使只有一半的时候成功，你也会觉得非常值得。
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你还会发现同事们特别喜欢你这么做，即便你只是把提前结束工作当成目标而已。迈克尔·巴伯（Michael Barber）爵士从英国政府高级顾问职位退休后加入麦肯锡，我还记得我们在共事时他给过我的一些建议。他说他总是希望尽早结束会议，因为把剩下的几分钟时间留给参会者，能让每个和他共事过的人都很高兴，特别是当时的首相托尼·布莱尔（Tony Blair）。
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时刻复盘，留出反思时间
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最后，完成重大任务、学习一些新东西，或者开完会之后：
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花点时间反思自己的见解，这样能提升每次经历的价值。你印象最深的是什么？（你会因此做出哪些改变？）
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如果你和别人一起，邀请他们和你一起反思。
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罗宾是一个社会企业家，她的创业项目包括设立培训机构，给刑满释放人员提供电脑编程和商业技能培训，让他们找到新目标，重新开始生活。罗宾属于精力充沛型的人，似乎总是停不下来，除非她每天刻意停下来几次，来进行我们所说的反思。在每天的每次重要经历过后，不论是谈话结束还是阅读完毕后，罗宾都会马上花30秒钟写下这次经历激发出的所有重要想法。“可能是一个人说话的语调，或者是一条简单的建议是如何引发很多别的建议的，抑或是随便一句话引发的一个根植于我脑海中的主意。”罗宾说这条30秒规则用得越多，“就越得心应手，也越有效”。11