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“你刚才那句话真是醍醐灌顶。”她解释道。那句话一点儿也不高深莫测，但足以使她意识到，“最重要的事”是给重要人物发出个人邀请，邀请他们参加她的达沃斯的演讲。演讲的成功对瓦莱丽来说至关重要，并且会议的日期眼看着就要到了。应接不暇的任务让她对明摆着的事情视而不见；提出直白的问题降低了她脑中的噪声（或者具体说是，减少了她大脑工作记忆的负担），让一切重归清晰。
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每周安东尼碰到瓶颈时都会用上这简单的一招，屡试不爽。“深呼吸，让脑子重回正轨后，我会看着手头所有任务说：‘好，今天下班前哪些确实必须要完成？’那种清晰明了的感觉能让压力骤减。”要是有多个紧急事项要处理呢？“如果我坦诚地问自己，总会有一件事是真正的重中之重，通常是别的事依赖于此事，或长期来看此事真正关系到更多利益。如果我仔细分析，会发现其他事情要么可以推迟或委派出去，要么可以放弃。”
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看看你的待办事项清单，尝试问问如下可以理清思绪的问题：
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眼下真正最重要的是什么？（重新检视你一天的意图可能有所帮助。）
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如果没有别的事，今天必须要做什么？
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想象下班的时候，你会因为做了什么事而感到特别欣慰或如释重负？
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先迈出低成本的第一步
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现在你很清楚什么是最重要的。但如果那项任务错综复杂、让人却步，你还是会感觉深陷泥沼。所以你下一个要问的简单问题是：
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为了推进事情进展，你能采取的最小的第一步是什么？
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这个看似简单的问题能安抚你的大脑，主要有以下几个原因。首先，它让你摆脱对挑战严峻程度的担忧，让你觉得你能做到。你的大脑会期待成功后的奖励，这有助于你摆脱防守模式，进入发现模式。而且，“最小一步”的问题也会减轻你大脑的负担，主要通过把大脑的精力从它认为困难的事情（构想一个充满未知的将来）转到它认为容易的事情上（考虑马上要采取的措施）。
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安吉拉是一位律师，她所在公司的管理者都是同辈推选出来的，而不是任命的。这个办法对有好想法、擅长人际交往的候选人有利，安吉拉这两方面都很优秀。但每当她想到要自荐参选成为管理者，她就停滞不前了。几乎每天她都会在待办事项清单上列出“开始准备参选”，这也总是她“最重要的事”，但在她忙碌的一天里，这个任务显得太突出，复杂得难以应对。
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因此我们谈起了最小的第一步。安吉拉说：“我知道第一件事就是和那位我熟悉也敬重的老板喝咖啡，跟他谈谈我的想法。所以我把这个写在一张黄色便笺上。然后我给他的助理打电话，去跟老板谈了。此后，我用同样的办法开始下一步以及再之后的一步。整个过程让人如释重负。”重要的是，这个方法奏效了。在同事们把安吉拉推举成管理者后，她接着用“最小的第一步”这个诀窍来应对所有艰难的挑战。“屡试不爽。总有一些你能做的小事让你感觉取得了进展，在感觉事情无法掌控时，用这个办法勇往直前绝对可靠。”
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“比较优势”原则
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有时，尽管你明确了最重要的事情和首要步骤，但仍然要应付在有限的时间里怎么也完不成的工作。针对这个问题，我们需要求助于一个古老的经济学概念，即比较优势，这个概念最早是由大卫·李嘉图（David Ricardo）于1817年提出的，但经常被人误解。
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比较优势的概念是这样的：假如英格兰和葡萄牙都能生产布匹和葡萄酒（想象你是葡萄牙，你的一个同事是英格兰）。葡萄牙生产两种产品都比较在行，那应该由葡萄牙承担所有工作，而英格兰什么都不做吗？不对，因为葡萄牙的资源有限。（就像你一天只有有限的工作时间。）而且，并不是说英格兰完全不能生产布匹和葡萄酒，只是它不如葡萄牙那么擅长。
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那么，是不是两个地区都应该生产两种产品呢？不对，如果它们可以彼此开展贸易就不用。英格兰生产葡萄酒和布匹的能力都“还行”，但葡萄牙“特别擅长”生产葡萄酒，生产布匹的能力只是“很不错”。葡萄牙和英格兰之间酿酒能力的差距大于布匹生产能力的差距，所以我们说葡萄牙在酿酒方面有比较优势（但并不在布匹生产方面）。结果呢？因为资源有限，葡萄牙应该集中精力做自己得天独厚最擅长的事——酿葡萄酒。如果葡萄牙专注酿酒，而英格兰专注生产布匹，如李嘉图所言，两个地区都深耕专长，生产的布匹和葡萄酒数量加在一起要多过两个地区都各自为政、两种产品都生产获得的量。4
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在工作过载时，这条比较优势的逻辑对我们理清各项工作的轻重缓急特别有帮助。我们经常被拽进按理说本该派给别人做的事情中。我们宽慰自己说，别人不如自己有经验或懂得多，或者我们自己做得更快一些。但这么想会令你付出巨大的代价。不愿意把任务委派给适当的人，我们就无法在只有我们能做的重要的或棘手的事情上取得进展。美国总统泰迪·罗斯福（Teddy Roosevelt）深谙此道。他的打字速度比他的个人助理快，但无论他多么擅长打字，他的比较优势都在于履行总统职责，他这方面的能力更加无可取代。因此当总统才应是罗斯福的专注所在，而打字任务应该委派给助理。毫无疑问，这么安排的结果就是更多地造福了国家。
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那么看看你今天的工作，问自己：
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哪些任务是真正只有你能做的？
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哪些任务别人做得也不错（即使做得不如你好）？
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安东尼总是努力把不必要自己亲力亲为的事情挑出来。“生活里所有事情都让人觉得重要，但你不可能什么都做。所以我必须学着放手，但一开始这么做的难度大得匪夷所思。”他发现让放手变容易的办法是，和同事开诚布公地谈论自己手头的任务以及他们手头的任务，找到哪些任务可以分工，以便更高效地完成任务。“我发现其中有我喜欢做而且擅长做的事，但其他人也可以做，比如撰写公司博客、发公司账号的推特消息等。同时，我的待办事项上还有别的事情只有我能做，但还没有完成。这么安排下来，我就终于有余力来办这些事了。”
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什么是积极的拒绝
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