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13.4 监督相关方参与 — 监督项目相关方关系,并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。
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图13-1 概括了项目相关方管理的各个过程。虽然在本《PMBOK® 指南》中,各项目相关方管理过程以界限分明和相互独立的形式出现,但在实践中它们会以本指南无法全面详述的方式相互交叠和相互作用。
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图13-1 项目相关方管理概述
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项目相关方管理的核心概念
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每个项目都有相关方,他们会受项目的积极或消极影响,或者能对项目施加积极或消极的影响。有些相关方影响项目工作或成果的能力有限,而有些相关方可能对项目及其期望成果有重大影响。关于重大项目灾难的学术研究及分析强调了结构化方法对识别所有相关方、进行相关方优先级排序,以及引导相关方参与的重要性。项目经理和团队正确识别并合理引导所有相关方参与的能力,能决定着项目的成败。为提高成功的可能性,应该在项目章程被批准、项目经理被委任,以及团队开始组建之后,尽早开始识别相关方并引导相关方参与。
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相关方满意度应作为项目目标加以识别和管理。有效引导相关方参与的关键是重视与所有相关方保持持续沟通(包括团队成员),以理解他们的需求和期望、处理所发生的问题、管理利益冲突,并促进相关方参与项目决策和活动。
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为了实现项目收益,识别相关方和引导相关方参与的过程需要迭代开展。虽然在项目相关方管理中仅对这些过程讨论一次,但是,应该经常开展识别相关方、排列其优先级以及引导其参与等活动。至少要在以下时点开展这些活动:
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◆ 项目进入其生命周期的不同阶段;
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◆ 当前相关方不再与项目工作有关,或者在项目的相关方社区中出现了新的相关方成员;
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◆ 组织内部或更大区域的相关方社区发生重大变化。
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项目相关方管理的发展趋势和新兴实践
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“相关方”一词的外延正在扩大,从传统意义上的员工、供应商和股东扩展到涵盖各式群体,包括监管机构、游说团体、环保人士、金融组织、媒体,以及那些自认为是相关方的人员(他们认为自己会受项目工作或成果的影响)。
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项目相关方管理的发展趋势和新兴实践包括(但不限于):
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◆ 识别所有相关方,而非在限定范围内;
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◆ 确保所有团队成员都涉及引导相关方参与的活动;
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◆ 定期审查相关方社区,往往与单个项目风险的审查并行开展;
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◆ 应用“共创”概念,咨询最受项目工作或成果影响的相关方。该概念的重点是,将团队内受影响的相关方视为合作伙伴。
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◆ 关注与相关方有效参与程度有关的正面及负面价值。正面价值是相关方(尤其是强大相关方)对项目的更积极支持所带来的效益;负面价值是因相关方未有效参与而造成的真实成本,包括产品召回、组织信誉损失或项目信誉损失。
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裁剪时需要考虑的因素
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因为每个项目都是独特的,所以项目经理需要裁剪项目相关方管理过程。裁剪时应考虑的因素包括(但不限于):
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◆ 相关方多样性。现有多少相关方?相关方群体中的文化多样性如何?
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◆ 相关方关系的复杂性。相关方社区内的关系有多复杂?相关方或相关方群体加入的网络越多,与其相关的信息或误传网络就越复杂。
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◆ 沟通技术。有哪些可用的沟通技术?为了实现技术的最大价值,目前采用怎样的支持机制?
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