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如果常常感到不知所措，匆匆忙忙，压力很大，那么很有可能，我们花费时间的方式与我们的价值观和优先事项不一致。为了能够投资于优先事项，我们需要制订一项计划，把不想再继续下去的现行任务从日历中删去。以下的策略可以帮我们净化日历。
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停止：正如阿里安娜·赫芬顿（Arianna Huffington）所说，你完成一个项目的方式可以是停止它。有些事情，你可以抽身不做，或是直接停止。说“不”也表达了一个完整的意思。
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弱化：减少做某件事的频率或程度。继续在你喜欢的非营利组织做志愿工作，但不在董事会担任职务。一个加上交通时间需要花费30分钟的会议，不如将它改成15分钟的电话会议。
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推迟：这种方法只是一个缓兵之计。但是当你重新规划时间时可能会发现，不一下子完成所有的事情也很有用。把一些事情留待日后，给自己一丝喘息的机会，可以更进一步思考如何处理这些事情。
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委派他人：零工经济和科技发展使得把工作委派给别人去做变得更加容易和便利了，这种方式可以让你节省和更好地利用自己的时间。我们不可能事事都亲力亲为，所以希望尽可能地把时间投资在与优先事项一致或是特别需要关注、技能和才能的活动上去。购买他人的帮助就是购买时间，当我们的购买价格大大低于自己花费相同的时间所赚取的收入时，这种方法的效果才最佳。但成本不是唯一的考虑因素。那些特别耗时、不方便、对体力要求高或是我们真心不喜欢的事情，都可以考虑将它外包出去。
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过去只有富人才能够把差事和家务委派给他人去做，把日常生活中的烦琐之事外包出去。那些打造了员工经济的公司，如Uber，任务兔子，配送公司Postmates，智能手机租借平台Handy和闪送平台Instacart，大大降低了购买帮助服务的价格，使城市外包任务重新洗牌。位于人口密度较小地区的人们可能需要做更多的家务（或者更努力地工作，或以更高的价格把家务外包出去），但是他们仍然可以把管理工作，如安排计划、收发邮件和组织工作，委派给国内外的远程助理或是在Upwork上的自由职业者。
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我们也可以把事情委派给技术手段，其成本低到可以忽略不计，并能帮助我们减少花在烦琐家务上的时间。例如，如果请虚拟助理超出了你的预算，那么Doodle，ScheduleOnce或YouCanBook.me等日程工具可以帮你减少安排会议的时间，替你应答一些请求，同时避免了来回沟通、读写长邮件以及重复预订的麻烦。
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事事交换是委派的终极形式。拿出你对园艺和户外活动的热情，主动帮邻居整理春天的花园，作为交换，她帮你做春天的房屋大清扫以释放其内心的洁癖情结。我的家庭会计师为我们提供报税准备服务，而我们帮他装水管、做杂工，冬天时清扫车道上的积雪。人人都是赢家，且都不需要付钱。事事交换是一种完美的方法，你可以帮他们做你喜欢做的事情，作为交换，他们帮你做你不喜欢做的事情。
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将上述四个策略付诸实践之后，你的日历上就有了时间和空间，进而你就可以开始重新考虑安排和分配时间了。
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重写日程表：管理者vs创作者
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如果把太多的活动塞到太少的时间里，我们很难实现最有意义的目标。如果由于10分钟之后还有其他安排，在与他人交谈中时不时地查邮件、看手表，那么我们就不能与交谈对象深入联系，也无法在重要的联系人上投入足够的关注。为使自己的效率最高，为了在优先事项上投入足够的时间，我们需要长度合适的时间段。
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创建这种时间段的一种方法是运用“创作者日程表”vs“管理者日程表”的框架。创业孵化器Y Combinator的保罗·格雷厄姆（Paul Graham）在2009年的博客文章“创作者日程表和管理者日程表”里引入了这个概念。我会总结一下这些概念，但是他的全篇文章值得一读。
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管理者日程表
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管理者日程表是我们最熟悉的，因为它对于公司中的传统员工和管理层（顾名思义）来说很常见。一天的时间安排是围绕着半小时到一个小时的时间段来进行的，会议和电话穿插其中。下面是一个管理者日程表的例子。在该日程表中，工作日被重复预订并被分成一小时或半小时的时间段。
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有些工作主要是属于管理者日程表的。如果你是一名销售人员，你不需要花大段的时间来做创造性的工作。你需要的是用来互动交流的、稍短的时间段，如打电话、发邮件以及拜访潜在客户。联系密集型和高度互动的工作通常更适合管理者日程表。
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创作者日程表
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创作者日程表适用于所有需要专注的时间来思考、策划或完成任务和项目的人，它适用于我们中的很多人。其目的是为了让一天中所有或部分时间不被别的事情打扰，从而能够有时间和空间去解决某项复杂的项目和工作。所有的电话和会议都会积攒起来并集中在指定的时间段完成，这样就把工作日的其他时间都空出来了。
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如果你做的是一份需要执行管理者日程表的全职公司工作，却需要一些创造性或专注的时间，那么可以考虑每周执行一两天的创作者日程表。在这一两天里，你每天至少要留出半天不受打扰的时间，可以躲在安静的办公室或是在家工作，以便处理某个较大的长期项目。我们也可以在全职工作之外制定属于自己的创作者日程表，在早晨、晚上或是周末留出一段无人打扰的时间。
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我有两个同事在不同的时间分别制定了他们自己的创作者日程表，为长达6个小时的特许金融分析师一级考试做准备。这个考试是成为特许金融分析师所需要通过的三个严格考试中的第一个。平均而言，准备考试的专业人员需要大约300个小时的学习时间。我的这两位同事都有家庭，并且做着管理者日程表的全职工作，所以不能从工作日、晚上或是周末抽出一大段时间。于是，为了创造学习的时间，他们每天早晨5点30分就到办公室并一直学习到8点。几个月来，他们一直保持着这样的做法。这种时间安排很不容易，也没什么吸引力可言，当然他们也需要与家里协商之后才能这样做。但是这样的安排让他们得到了准备考试的学习时间。并且，是的，最后他们通过了考试。
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不管管理者日程表、创作者日程表，还是两者混合是否适合你，重新制定日程表都是一种重新分配时间的有益方式。从一个空白月开始，留出专门的时间段进行优先事项。先填上最重要、最优先的任务和活动，然后依次填写其他事项。
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从一个空白的月份开始，为一些具体的活动留足时间会迫使我们客观地去明确重要的事情。这个练习最好自己先做一次，然后再与他人一起做一次。制定工作日程表时，可与同事或老板一起，制定家庭或私人日程表时，可与配偶或好友一起。旁观者的眼光可以从另一个角度帮助我们明确一些时间承诺，而这些时间承诺似乎是我们不抱热情的或者是出于压力、内疚或某种错误的责任感而不得不接受的。
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这是一个把创作者日程表的模式加入到日历之中的例子。这些指定的时间段代表了白天的优先事项。
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从头开始规划日历是一个很有价值的练习，它可以帮我们明确头脑中的优先事项以及我们的日程安排。目前的例子只涉及重新分配工作时间，但是在练习时最好也加入个人的优先事项。
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公司耗时法
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从管理者日程表转变到创作者日程表很不容易。即使后者可能更适合于你所做的工作，但是如果你做的是一份全职的公司工作，那它实施起来也会很困难。
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